Telefonkonferenz Regeln – Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Finden Sie unseren Knigge für Telefonkonferenzen alle wichtigen Verhaltensregeln, mit der Sie zu einer erfolgreichen Konferenz beitragen können. Eventuell sind einige dieser Benimmregeln für Sie selbstverständlich. Doch nicht jeder ist vertraut mit der Etikette oder dem Gesamtumfang dieser "Spielregeln". Wie immer finden Sie die wichtigsten regeln für erfolgreiche Telefonkonferenzen hier im Überblick:

1. Regel: Ruhiges Umfeld für die Telefonkonferenz schaffen

Dieses Problem kennen wohl alle: Mitten in einer Telefonkonferenz klingelt plötzlich ein weiteres Telefon oder die Alarmsirenen von einem Notfallwagen ist von der Straße zu hören. Daher ist die wichtigste Regeln einer Telefonkonferenz: Schaffen oder suchen Sie sih ein ruhiges Umfeld, um ungestört an der Konferenz teilnehmen zu können.

Die besten Tipps für die Einwahl der der Konferenzteilnehmer

...vom Büro

• Wenn Sie in einem Einzelbüro sitzen, hängen Sie ein Schild an die Tür mit dem Hinweis, dass Sie gerade eine Telefonkonferenz führen. Sie können auch eine Zeitangabe machen, wann Sie wieder erreichbar sind.
  
• Wenn weitere Kollegen im Büro arbeiten informieren Sie diese über Ihre anstehende Telefonkonferenz und bitten Sie sie, laute Geräusche möglichst zu vermeiden.
  
• Wählen Sie sich rechtzeitig vor dem Termin in die Telefonkonferenz ein.
  
• Halten Sie sich alle erforderlichen Unterlagen bereit, damit Sie nicht während der Konferenz suchen müssen.
  
• Nennen Sie Ihren Namen und stellen Sie sich ggf. kurz vor, wenn einige Teilnehmer Sie noch nicht kennen.
  

...von zu Hause

• Wenn Sie sich von zu Hause aus einwählen, ziehen Sie sich nach Möglichkeit in einen Raum zurück, in dem Sie ungestört sind.
  
• Die Küche ist kein geeigneter Raum, um an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Nebengeräusche wie z. B. laufendes Wasser sind sehr leicht zu hören und werden als störend empfunden.
  
• Versuchen Sie auch, Haustiere außer Reichweite zu halten, um Störungen durch sie zu vermeiden.
  
• Schalten Sie nach Möglichkeit Ihr Telefon stumm, wenn Sie nicht sprechen.
  

...unterwegs vom Mobiltelefon

• Versuchen Sie, sich während der Telefonkonferenz an einem Ort aufzuhalten, damit Sie nicht den Empfang verlieren, während Sie sprechen.
  
• Sie sollten nicht während der Autofahrt an einer Telefonkonferenz teilnehmen - zumindest nicht, wenn Sie am Steuer sitzen. Auch mit einer Freisprechanlage werden Sie zu sehr abgelenkt.
  
• Bitte bedenken Sie, dass die Kommunikation über Mobiltelefone weniger sicher ist, als die Kommunikation über das Festnetz.
  

 2. Regel zum Verhalten der Teilnehmer während der Telefonkonferenz

• Machen Sie sich unbedingt Gesprächsnotizen, um auch im Nachhinein den besprochenen Inhalt nachvollziehen zu können.
  
• Generell gilt: Sprechen Sie in einer Telefonkonferenz deutlicher und langsamer, als Sie es in einem Präsenzmeeting tun würden. Damit gleichen Sie einen Teil der reduzierten Sprachqualität aus.
  
• Rechnen Sie insbesondere bei größeren Entfernungen mit einer Sprach-Verzögerung und machen Sie entsprechend ausreichende Pausen.
  
• Halten Sie sich an die festgelegte Rollenverteilung und das, was der Moderator sagt. Unterbrechen Sie nicht, sondern lassen Sie die Sprechenden grundsätzlich ausreden.
  
• Bitte beachten Sie, dass Audiokonferenzsysteme sehr empfindlich sind und selbst die kleinsten Geräusche registrieren, auch das Tippen auf einer Tastatur. Deshalb sollten Sie Ihr Mikrofon mit *6 auf Ihrer Telefontastatur stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen.
  

3. Verhalten des Moderators während der Telefonkonferenz

Für den Moderator gelten ganz besondere Regeln während der Telko/Telefonkonferenz. Er hat die Aufgabe und die Verantwortung, den Termin zu moderieren und die Teilnehmer so zu leiten, dass am Ende des Meetings ein positives Ergebnis steht.

Die Aufgaben eines Moderators und die besonderen Regeln, die für ihn gelten, finden Sie in dem Ratgeber Ablauf und Moderation einer Telefonkonferenz