Ablauf und Moderation einer Telefonkonferenz

Der richtige Ablauf und die Moderation einer Telefonkonferenz ist entscheidend, um am Ende des Meetings zu einem befriedigenden Ergebnis zu kommen. Dabei geht es nicht nur um das Ergebnis allein - sondern auch um die Zufriedenheit der Konferenzteilnehmer.

Der wichtigste Telefonkonferenz-Tipp lautet: Sie als Moderator können und müssen die Teilnehmer der Konferenz leiten. Sind alle zu Wort gekommen? Konnte jeder seinen Beitrag zum Thema leisten? Gibt es ungeklärte Fragen? Diese und weitere Punkte sollte Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie eine Telefonkonferenz durchführen. Natürlich erhalten Sie wie immer eine übersichtliche Hilfestellung, mit den wichtigsten Tipps, die Sie beachten sollten:

Der richtige Ablauf einer Telefonkonferenz

Der Ablauf einer Telefonkonferenz ist eigentlich gleich der eines Präsenzmeetings. Dies sind die wichtigsten Schritte im Überblick:

1. Vor dem Meeting
2. Durchführung der Telefonkonferenz
3. Moderieren der Konferenz
4. Das Ende der Konferenz
5. Nachbereitung

1. Vor dem Meeting

Die Vorbereitung einer Telefonkonferenz kann genauso gehandhabt werden wie die eines physikalischen Meetings:

Verschicken Sie die Einladungen mit den entsprechenden Einwahldaten*) an die Teilnehmer. Nennen Sie neben dem Datum und der Uhrzeit auch die voraussichtliche Dauer sowie die Themen des Gesprächs. So erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit sich in Hinblick auf das Thema und die Redezeit vorzubereiten.

Idealer Weise gibt es eine Agenda, die Ihnen hilft, den Ablauf der Telefonkonferenz zu strukturieren. Wenn es ein Protokoll zu einem vorangegangenen Meeting gibt, stellen Sie auch das den Teilnehmern zur Verfügung.

*) Einwahldaten für den Konferenzraum: Denke Sie daran, den Telefonkonferenzraum für Ihr geplantes Meeting zu reservieren. Wenn Sie noch keinen Konferenzraum haben, lassen Sie diesen einrichten. Mehr dazu im Ratgeber Eine Telefonkonferenz einrichten - Wie geht das?

2. Durchführung der Telefonkonferenz

Da sich bei einer Telefonkonferenz die einzelnen Teilnehmer untereinander nicht sehen können, ist es wichtig, dass der Konferenzleiter die Gesprächsführung direkter ausübt als bei einer klassischen Sitzung. Dabei muss er zum Beispiel auch darauf achten, dass stillere Teilnehmer, die sich sonst durch Gesten wie ein zustimmendes Nicken, ebenfalls an dem Gespräch beteiligen.

Aber alles der Reihe nach: Auch bei der Durchführung einer Telefonkonferenz geht man prinzipiell vor wie bei einem klassischen Präsenzmeeting:

Sind alle Teilnehmer da?
Seien Sie kulant und geben Sie den Nachzüglern bis zu 5 Minuten nach dem Konferenzstart Zeit, sich einzuwählen.

Regeln für die Konferenz
Kommunizieren Sie die wichtigsten Regeln der Telefonkonferenz.

Protokoll erforderlich?
Wenn es ein Protokoll zu dem Termin geben soll, muss der Protokollführer festgelegt werden. Das kann auch zu Beginn der Telefonkonferenz erfolgen.

Begrüßen & Vorstellen der Teilnehmer
Wenn alle Teilnehmer eingewählt sind, starten Sie mit der Begrüßung. Außerdem sollen sich die Teilnehmer der Telefonkonferenz vorstellen. Das ist gerade bei einem virtuellen Meeting wichtig.

Bei der Vorstellung in einer Telefonkonferenz sollten Sie Ihren Namen, Ihre Abteilung und Position sowie Ihre Funktion bzw. Grund der Teilnahme an dem Meeting nennen.

Agenda
Stellen Sie kurz die Agenda und den geplanten Zeitnahmen des Meetings vor. Vergessen Sie nicht, auf das Ziel des Termins hinzuweisen.

Kommentieren von Unterlagen
Werden Unterlagen zum Termin herangezogen, sollten diese kurz kommentiert werden oder den teilnehmern bereits vor dem Meeting zur Verfügung gestellt werden.

Dokumentation der Beiträge
Bei wichtigen Beiträge sollte eine kurze Zusammenfassung erfolgen

3. Moderieren der Konferenz

Die wichtigsten Aufgabe des Moderators, ist die Leitung der Konferenzteilnehmer! Nur so wird der Termin am Ende zu einem guten Ergebnis führen.

Aufgaben des Moderators zu Beginn der Konferenz:

• Stellen Sie sich vor und heißen Sie die Teilnehmer der Konferenz willkommen.
• Gehen Sie sicher, dass kein Teilnehmer ein Problem mit der Verbindung hat.
• Starten Sie mit einem leichten Smalltalk. Er schafft auch über nationale und sprachliche Grenzen hinweg eine angenehme Gesprächsatmosphäre für alle Teilnehmer.
• Stellen Sie das Ziel des Termins vor.
• Kündigen Sie die Gesprächsdauer sowie eventuelle Pausen an.
• Verdeutlichen Sie, dass auch in der Pause nicht aufgelegt werden soll.
• Klären Sie die einzelnen Teilnehmer über die Redezeitbeschränkungen auf und weisen Sie daraufhin, dass Sie sie im Zweifelsfall unterbrechen werden.
• Teilnehmer können nur an der Stimme erkennen, wer spricht. Geben Sie allen die Gelegenheit, etwas zu Beginn der Telefonkonferenz zu sagen, sinnvoll ist das eigene Vorstellen. So können Sie auch gleich prüfen, ob der Teilnehmer gut zu verstehen ist. Falls der Teilnehmer zu leise ist, bitten Sie ihn, näher an das Mikrofon zu kommen. Bitten Sie jeden Teilnehmer außerdem, vor seinem Wortbeitrag seinen Namen zu nennen. Erst dann, wenn sich alle an der Stimme erkennen, kann dies wegfallen.
• Bestimmen Sie einen Protokollführer.
• Weisen Sie alle Teilnehmer darauf hin, ihr Telefon bei vorübergehender Abwesenheit nicht auf „on Hold” zu schalten – besonders nicht, wenn eine Warteschleifenmusik hinterlegt ist. Andernfalls hören dann alle Teilnehmer der Konferenz die Musik oder andere Ansagen.

Aufgaben des Moderators während der Konferenz

• Der Moderator sollte viele Dinge, die in einem Meeting visuell übermittelt werden, durch Kommentare verdeutlichen. Dies beginnt damit, dass er jeden einzelnen Teilnehmer begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neuer Teilnehmer hinzuschaltet, sagt, wer bereits in der Telefonkonferenz ist. Auf diese Weise wird für alle Teilnehmer „sichtbar“, wer sich in der Telefonkonferenz befindet.
  
• Sie sehen in einer Telefonkonferenz nicht, wenn sich ein Teilnehmer zu Wort melden will. Wenn Sie eine Telefonkonferenz leiten, dann fragen Sie immer ausdrücklich nach der Wortmeldung und warten dann einige Sekunden, bis sich Teilnehmer melden.
  
• Da die Teilnehmer sich nicht sehen, merken sie auch nicht, wenn zwei gleichzeitig beginnen zu reden. Bei Punkten, zu denen Sie mehrere Wortmeldungen erwarten, fragen Sie immer nach den Wortmeldungen und geben dann jedem einzelnen Teilnehmer das Wort.
  
• In der Telefonkonferenz fehlt der Blickkontakt. Diesen müssen Sie dadurch ersetzen, dass Sie die Teilnehmer immer mit Namen ansprechen, wenn Sie sich direkt auf einen Beitrag dieses Teilnehmers beziehen.
  
• Hören Sie konzentriert zu und erkennen Sie Ablehnung, Ärger oder Probleme auch zwischen den Zeilen. Gerade in einer fremden Sprache entstehen oft Missverständnisse. Sprechen Sie diese gegebenenfalls an.
  
• Wiederholen Sie Zwischenstände der Diskussion. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visualisierung in einem Meeting. Für alle Teilnehmer wird das Erreichte nochmals deutlich hörbar gemacht. Vergegenwärtigen Sie sich immer, was Sie und die anderen Teilnehmer im Gegensatz zu einem Präsenzmeeting alles nicht sehen. Ihre Aufgabe als Leiter einer Telefonkonferenz ist es, dies in Worte umzusetzen, um es so für alle präsent zu machen.
  

4. Das Ende der Konferenz

Fassen Sie am Ende der Konferenz alle wichtigen Erkenntnisse aus dem Termin zusammen.

Wiederholen Sie die Aufgaben, die sich im Termin ergeben haben (und den jeweils Verantwortlichen).

Prüfen Sie, ob die Punkte Ihrer Agenda abgearbeitet wurden.

Veranschieden Sie die Teilnehmer und weisen Sie ggf. auf Folgetermine zum Thema hin.

5. Nachbereitung

Schicken Sie nach der Konferenz das Protokoll an Ihre Konferenzteilnehmer.