Event-Call – Die Telefonkonferenz für sehr viele Teilnehmer

Was ist ein Event-Call?

Ein Event-Call ist eine virtuelle Veranstaltung, an der die Leute über eine Telefonkonferenz teilnehmen. Der Unterschied zwischen einer normalen Telefonkonferenz und einem Event-Call sind die Anzahl der Teilnehmer sowie die organisatorische Vorbereitung, die solch ein Event-Call mit sich bringt.

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Warum Event-Calls?

Ein Event-Call eignet sich, um ein bestimmtes Thema vielen Leuten gleichzeitig zu vermitteln – und das live. An solchen virtuellen Konferenzen können über tausend Leute teilnehmen und das einfach und bequem per Telefon.

Bei manchen Konferenz-Calls werden zusätzlich Präsentationen gezeigt, um die Inhalte der Konferenz zu visualisieren. Diese Präsentationen werden online übertragen und können von den Teilnehmern bei Bedarf über einen Computer, Tablet-PC oder Smartphone angesehen werden.

Der größte Vorteil eines Event-Calls ist die Komplettbetreuung durch den Konferenz-Anbieter. Eine Konferenz wird kontinuierlich von professionellen Konferenz-Mitarbeitern (Operator) überwacht, die bei (technischen) Fragen oder Problemen sofort zur Stelle sind.

Bereits vor dem eigentlichen Event findet die Betreuung statt: durch entsprechende Beratung und Planung des gesamten Event-Ablaufs.

Wie funktioniert so ein Event-Call?

Besondere Funktionen bei dem Event-Call

Der wichtigste Bestandteil jedes Event-Calls ist die professionelle Betreuung der Konferenz durch erfahrene Conference-Operator (inklusive Planung & Durchführung des Events). Der Operator verfolgt die Konferenz über einen Monitor und kann bei Problemen oder Fragen sofort eingreifen.

• Präsentationsmodus: Die Leitungen aller Teilnehmer sind zum Start der Konferenz stummgeschaltet. Nur der Präsentator ist zu hören. Um Störungen während der Konferenz zu vermeiden (z. B. Hintergrundgeräusche oder schlechte Verbindungen), können die Teilnehmer ihre Leitungen nicht selbst freischalten.
  
• Wortmeldungen (Q&A): Teilnehmer der Konferenz können sich per Telefontaste bemerkbar machen. Der Moderator (oder Conference Operator) sieht in dem Online-Konferenz-Tool, welcher Teilnehmer "sich meldet", und kann eine direkte Telefon(einzel)verbindung zu dem entsprechenden Teilnehmer herstellen.

  Ein Operator (oder Assistent des Präsentators) nimmt die Frage in einer Unterkonferenz entgegen, so dass der normale Eventablauf nicht gestört wird. Diese Frage-/Antwortrunden werden bei Telefonkonferenzen auch Questions- and Answers-Session, Abkürzung Q&A genannt).

• Online-Präsentation: Oft werden parallel zur Telefonkonferenz Präsentationen gezeigt, um den Inhalt zu visualisieren. Die Präsentation können sich die Teilnehmer während der Konferenz mit dem Computer über das Internet ansehen.

Weitere sinnvolle Funktionen für die Event-Konferenz:

• Aufzeichnungen: Die Aufzeichnung einer Telefonkonferenz kann später genutzt werden, um eine Abschrift des Events zu erstellen oder um Leuten den Inhalt zu präsentieren, die nicht live an der Konferenz teilnehmen konnten.
  
• Dolmetscher Service: Nutzen Sie den Dolmetscher Service, wenn die Inhalte der Konferenz live übersetzt werden sollen. Dazu wird parallel zur Hauptkonferenz eine Nebenkonferenz eingerichtet, in der die Inhalte z.B. auf Englisch übersetzt werden.
  
• Reporting: Sie erhalten nach dem Event eine detaillierte Übersicht der Teilnehmer (Anzahl & Dauer). Bei personalisierter Einwahl oder Namenszuordnung können Sie sogar sehen, wer genau wie lange an der Konferenz teilgenommen hat.

Anwenderbeispiele: Wer nutzt Event-Calls?

Große und mittelständische Konzerne und auch immer mehr kleine Unternehmen nutzen soclhe Telefon-Event-Konferenzen („Event-Calls“), um Informationen einfach, schnell und effizient an einen großen Personenkreis zu übermitteln.

Die adressierten Personen sind beispielsweise Kunden, Partner, Investoren, die Öffentlichkeit (Presse) und natürlich die eigenen Mitarbeiter.

IR-Calls (Investor-Relation-Calls)

Die Inhalte eines solchen großen Event-Calls sind vielfältig. Sehr bekannt sind die sogenannten Investor-Relation-Calls, abgekürzt IR-Calls (in manchen Fällen wird ein IR-Call auch als Conference Call bezeichnet – Conference Call ist allerdings nur die englische Übersetzung für Telefonkonferenz).

In einem IR-Call präsentieren börsennotierte Unternehmen den Analysten und Anlegern ihre Quartalsberichte. Bei dieser Dial-in-Telefonkonferenz rufen die Teilnehmer des IR-Calls eine Telefonnummer/Einwahlnummer an und geben dann die Konferenz-PIN/Konferenznummer ein.

Die Leitungen der Anrufer sind zunächst komplett stumm geschaltet. Während einer Frage-Antwort-Runde (Englisch: Questions- and Answers-Session, Abkürzung Q&A) können sich die Teilnehmer mit Hilfe einer Tastenkombination am Telefon virtuell melden.

Virtuelle Pressekonferenz

Bei einer Pressekonferenz (kurz „PK“) werden Fachmedien über Neuerungen oder aktuelle Entwicklungen informiert. Präsenzveranstaltungen werden immer häufiger durch virtuelle Konferenzen ergänzt. Das heißt, dass Journalisten entweder vor Ort oder per Telefon an der Pressekonferenz teilnehmen können.

Einige Unternehmen gehen auch dazu über, nur noch virtuelle Presseevents zu veranstalten. Dabei werden alle Inhalte vorab multimedial aufbereitet und dann über eine Onlinekonferenz präsentiert.

Produktpräsentationen/-einführungen

Kooperationspartner und Vertriebshändler können einfach und kostengünstig über die neuesten Produkte und Produktentwicklungen informiert werden. Dieses Format ist z. B. in der Pharma-Industrie sehr verbreitet, die so neue Medikamente den Ärzten und Fachkreisen vorstellen.

Der Ablauf des Event-Calls ist vergleichbar mit einem IR-Call oder der virtuellen Pressekonferenz.

Doch virtuelle Konferenzen werden nicht nur für externe Bekanntmachungen genutzt, sondern auch für interne Veranstaltungen in einem Unternehmen genutzt:

Unternehmens-/Mitarbeiterinfos

Vor allem in Unternehmen mit unterschiedlichen, womöglich international verteilten Standorten, werden Bekanntmachungen oft in einer großen Telefonkonferenz gemacht. Veränderungen im Unternehmen oder Informationen durch den Betriebsrat können schnell und vor allem live kommuniziert werden. Der große Vorteil bei einem Event-Call: Auf Fragen der Mitarbeiter kann sofort eingegangen werden. Außerdem fühlen sich Mitarbeiter wesentlich mehr wertgeschätzt als wenn sie die Informationen nur per E-Mail oder über die Hauspost erhalten.

Vergleich:
Virtuelle Events per Telefonkonferenz und per Onlinekonferenz

Wir zeigen Ihnen, worin die wichtigsten Unterschiede zwischen einer virtuellen Konferenz per Telefon und per Onlinekonferenz (Webkonferenz) bestehen. Hier finden Sie bei Interesse weitere Informationen zu Webkonferenzen.

Haben Sie Fragen zu dem Thema?

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Bitte setzen Sie sich gern telefonisch oder per E-Mail mit uns in Verbindung:

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