Nie wieder Probleme beim Start Ihrer Videokonferenz
Wie wäre es, wenn Sie Ihre Videokonferenzen pünktlich und dazu noch ohne Stress starten könnten? Was heute noch nach Wunschdenken klingt, kann für Sie morgen bereits Realität sein.
Eine Software-Innovation ermöglich Ihnen ein einfaches und schnelles Buchen einer Videokonferenz inklusive automatischem Start Ihrer Konferenzschaltung.
Die neueste Videokonferenz-Technik bleibt ungenutzt
Viele Unternehmen kennen das Problem: Für viel Geld wurde in die neueste Videokonferenz- oder Telepresence-Technik investiert, doch am Ende nutzt diese niemand. Zu aufwändig scheinen die Buchung des Konferenz-Raums samt Videokonferenz-Technik, das Einladen der Teilnehmer und die gesamte Koordination, die dahinter steckt.
Zusätzlich befeuert selten genutzte Technik die Angst, sich bei einer Videokonferenz vor Kollegen oder Kunden zu blamieren. Wie starte ich die Videoverbindung? Was muss ich tun, um einen zusätzlichen Teilnehmer in die Konferenz zu holen? Warum kann die Konferenz nicht einfach von allein starten? Das kann sie jetzt zum Glück.
Automatisches Starten Ihrer Videokonferenz
Eine Software ermöglicht den automatischen Start Ihrer Videokonferenz. Zum festgelegten Zeitpunkt werden alle Videokonferenz-Standorte angewählt und miteinander verbunden.
Es ist so einfach wie es klingt: Die Konferenzteilnehmer müssen nichts weiter tun, als den Videoanruf mit einem Tastendruck auf der Fernbedienung anzunehmen. Das war’s, schon ist man der gemeinsamen Videokonferenz zugeschaltet und das Meeting kann beginnen.
Ab sofort werden Ihre Meetings effizienter. Die Konferenzen beginnen pünktlich und zusätzlich wird durch den automatischen Verbindungsablauf der interne technische Support entlastet.
Inklusive Reservierungs- und Buchungssystem
Die einfachste Videokonferenz hilft nicht, wenn die Raumreservierung oder die Buchung der Konferenz-Technik zu kompliziert ist. Wenn Sie ein Meeting planen, müssen Sie sicherstellen, dass das entsprechende System zum Konferenztermin verfügbar ist. Bei einem sogenannten Desktop-System, das an einem festen Arbeitsplatz installiert ist, ist die Verfügbarkeit sicherlich mit der des Anwenders identisch. Bei einem Videokonferenz-System, das sich in einem Konferenzraum befindet, müssen Sie die Verfügbarkeit bei der Planung des Meetings vorab prüfen.
Mit der enthaltenen Buchungssoftware können Sie den Verfügbarkeitsstatus einzelner Konferenzräume oder Videokonferenz-Systeme jederzeit online einsehen und bei Bedarf eine entsprechende Reservierung vornehmen. Dabei führt Sie ein übersichtlicher Buchungsassistent Schritt für Schritt zu Ihrer Konferenz-Buchung.
Bei Bedarf können Sie Buchungen jederzeit einfach und schnell verschieben, erweitern oder auch komplett löschen. Die Teilnehmer Ihrer Konferenz werden automatisch per E-Mail über die Änderungen informiert.
Die Verbindung von Buchungssystem und Videokonferenz-Management
Der einzigartige Vorteil dieser innovativen Software ist die nahtlose Verbindung der Raumbuchung mit den Videokonferenz-Management-Servern. Dies sorgt dann z.B. für den automatischen Start Ihrer Videokonferenz-Hardware.
Eine übersichtliche Benutzeroberfläche sorgt für eine intuitive Nutzung des Buchungssystems. Alle relevanten Elemente der Videokonferenz werden abgefragt und die dahinter liegenden Prozesse automatisch angestoßen (Reservieren des Konferenzraums, Einladen der Teilnehmer und Übergabe der Videokonferenz-Buchung an die Management Software).
Selbstverständlich können nicht nur Videokonferenz-Räume mit dem Buchungstool reserviert werden. Auch normale Konferenzräume können mit dem Buchungstool erfasst werden.
Weitere Vorteile der Software
Einbinden externer Standorte & mobiler Endgeräte
Neben internen Konferenzräumen können Sie auch Konferenzstandorte von Partnern oder externe Mitarbeiter einbinden. Außerdem können Sie mit mobilen Endgeräten oder auch virtuellen Konferenzräumen an Videokonferenzen teilnehmen.
Outlook- und Notes-Anbindung
Laden Sie Ihre Konferenzteilnehmer bequem über Ihr Outlook oder Notes ein. So haben Sie alle Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner immer verfügbar, die Teilnehmer erhalten den Termin direkt in Ihrem Outlook-/Notes-Kalender und profitieren außerdem vom Komfort der automatisch startenden Videokonferenz.
Integrierte Zeitzonen-Technologie
Die integrierte Zeitzonen-Technologie erleichtert Ihnen das weltweite Management Ihrer Konferenzen.
Inklusive SAP-Export
Exportieren Sie die Konferenzstatistiken sowie entstehende Kosten direkt zu SAP, um eine direkte Verrechnung und detaillierte Auswertung für Ihre Unternehmenskalkulation zu erstellen.
So funktioniert’s
Um diese Buchungs- und Videokonferenz-Managementsoftware nutzen zu können, werden Ihre Standorte und Konferenzsysteme einmalig in der Software hinterlegt. Weitere Standorte und Nutzer können jederzeit hinzugefügt werden.
Die flexible Software eignet sich nicht nur für die selbstständige Buchung von Konferenzen. Sie kann zum Beispiel auch für einen zentralen Buchungsservice oder Helpdesk eingesetzt werden.
Der Anbieter hinter der Software
Anbieter dieser speziell entwickelten Buchungs- und Videokonferenz-Managementsoftware ist die Firma mediaDIALOG GmbH mit Sitz in Siegen. mediaDIALOG ist seit über 10 Jahren führend im Bereich individueller Reservierungs- und Buchungssoftware. Große Unternehmen wie Allianz oder Telekom setzen auf die Software-Lösung, um die Buchungsprozesse für Konferenzen einfach und wirtschaftlich zu halten.
Weitere Informationen sowie eine kostenlose Testmöglichkeit der Software finden Sie auf der Webseite www.videokonferenz.vc.
Wenn Sie Fragen zur Anwendung haben oder einen unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren möchten, steht Ihnen Herr Varnholt von mediaDIALOG unter 0271 - 660 620 gern zur Verfügung.