Eine Telefonkonferenz einrichten – Wie geht das?

Sie möchten oder müssen eine Telefonkonferenz einrichten und fragen sich: Wie geht das? Und ist das aufwendig? Dann lautet die Antwort in beiden Fällen: Nein! Wir sagen Ihnen, wie Sie ganz unkompliziert Telefonkonferenzen einrichten können.

Eine Telefonkonferenz ist ideal, um mit mehreren Geschäftspartnern einfach, schnell und günstig auf einmal zu sprechen. Bei der Vorbereitung stehen nicht nur inhaltliche und personelle Fragen an, sondern auch solche technischer Natur. Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, gehört der Punkt „Telefonkonferenz – Wie geht das nochmal?“ ebenfalls dazu.

Seien Sie unbesorgt: Wenn Sie eine Telefonkonferenz einrichten wollen, brauchen Sie keinen Abschluss als IT-Experte. Es reichen: ein normales Telefon (oder auch ein Handy), der geeignete Anbieter und ein bisschen Vorbereitungszeit.

Den Konferenzraum für die Telefonkonferenz einrichten

Das Einrichten einer Telefonkonferenz wird immer automatisch vom Anbieter des Telefonkonferenz-Dienstes vorgenommen. Sie erhalten die „Zugangsdaten zur Telefonkonferenz“, also zu Ihrem Konferenzraum und können im Normalfall sofort mit Ihrer Telefonkonferenz starten.

Bei einigen Anbietern können Sie den Konferenz-Code direkt per Mausklick auf der Internetseite anfordern. Der Code wird Ihnen sofort auf der Internetseite angezeigt oder per E-Mail zugeschickt. Bei anderen Anbietern wiederum erhalten Sie die Zugangsdaten erst nach der (Online-)Bestellung des Dienstes.

Die Zugangsdaten bestehen zum einen aus einer Telefonnummer (auch „Konferenz-Einwahlnummer“ genannt). Dazu gibt es einen Konferenz-Zugangscode (oft auch „Konferenz-PIN“ genannt). Diese PIN ist je nach Anbieter ein 4- bis 8-stelliger Ziffern-Code. Dieser Code ist der Sicherheitsschlüssel zur Konferenz.

Welche Infos braucht der Konferenz-Anbieter?

Damit der Anbieter Ihnen einen passenden Konferenzraum für Ihre Telefonkonferenz einrichten kann, sollten Sie folgende Informationen bereit halten - bzw. sich den passenden Anbieter anhand folgender Kriterien aussuchen:

1. Wie viele Teilnehmer erwarten Sie für Ihre Telko?
2. Werden Anrufer aus dem Ausland an der Telefonkonferenz teilnehmen?
3. Wer soll die Kosten der Telefonkonferenz tragen?
4. Wie oft nutzen Sie die Telefonkonferenz?
5. Benötigen Sie Zusatzfunktionen wie z.B. Websteuerung, Webkonferenz oder Recording etc.?

Eine ausführliche Hilfestellung "So finden den richtigen Telefonkonferenz-Anbieter" gibt es im Ratgeber: Checkliste: Den richtigen Telefonkonferenz-Anbieter finden

Eine weiteres wichtiges Kriterium bei Telefonkonferenzen ist die Art der Verbindung zu den einzelnen Teilnehmern. Im Fachjargon spricht man von Dial-in oder Dial-out-Verbindungen. Wir zeigen Ihnen den Unterschied:

Telefonkonferenz mit Dial-in oder Dial-out: Wie geht das?

Beim sogenannten Dial-in-Verfahren wählen sich alle Teilnehmer selbst in die Konferenz ein. Dafür erhalten alle mit der Einladung zur Konferenz eine Telefonnummer sowie eine PIN, um sich für den entsprechenden Konferenzraum zu verifizieren.

Beim Dial-out-Verfahren werden die Teilnehmer angerufen. Der Anruf erfolgt entweder von einem Operator des Konferenzanbieters oder vom Organisator der Konferenz (unter Zuhilfenahme einer Administrationsfunktion, mit denen er diese Dial-outs ausführen kann).  Natürlich ist die Variante des Dial-outs die bequemere für die Teilnehmer. Allerdings kostet dieses Dial-out-Verfahren auch mehr, weil Sie neben den Kosten der Nutzung der Telefonkonferenz auch noch die Verbindungsgebühren zu den einzelnen Teilnehmern tragen (dazu finden Sie mehr Infos unter Telefonkonferenz Kosten)

Jetzt Telefonkonferenz starten

Nachdem Sie also einen festen Telefonkonferenzraum eingerichtet haben (lassen) und Ihre Teilnehmer entsprechend über den Termin mit den Zugangsdaten informiert haben, starten Sie die Telefonkonferenz.

Zum festgelegten Termin wählen die Teilnehmer die angegebene Telefonnummer und wählen sich per PIN in die Telefonkonferenz ein. Die Telefonkonferenz startet in der Regel, wenn sich mindestens zwei Teilnehmer eingewählt haben. Bei manchen Anbietern hingegen startet sie erst, wenn der Moderator eingewählt ist. Diese und andere Funktionen lassen sich bei Telefonkonferenzen einrichten, um die Sicherheit der Konferenzen zu erhöhen.

Zukünftige Telefonkonferenzen anmelden oder reservieren?

Oft stellt sich die Fragem ob man nach einmaliger Anmeldung einer Konferenz spätere Telefonkonferenzen trotzdem noch anmelden oder reservieren muss. Die Antwortet lautet: nein. Im Normalfall können Sie eine Telefonkonferenz unbegrenzt nutzen, ohne dass Sie jedes Mal vor einem Termin erneut die Konferenz anmelden müssen oder einen Raum reservieren müssen. Das heißt, dass Sie die Zugangsdaten zu Ihrer Konferenz jederzeit wiederverwenden können.

Es gibt Ausnahmefälle, bei denen die Zugangsdaten nicht dauerhaft gültig sind. Hier einige Beispiele:

Einmal-Konferenzen: Bei den sogenannten Einmal-Konferenzen bestehen die Zugangsdaten tatsächlich nur für 1 Konferenz. Danach werden die PINs für die weitere Nutzung gesperrt. Für eine Folgekonferenz müssten Sie erneut eine Anmeldung vornehmen.

Es wird immer auf die begrenzte Gültigkeit der Zugangsdaten hingewiesen. Finden Sie dazu keine Informationen, können Sie davon ausgehen, dass der Raum unbegrenzt zur Verfügung steht.

Event-Konferenzen: Bei besonderen Event-Konferenzen, zum Beispiel bei großen Quartalsreportings per Telefonkonferenz, bestehen die Einwahldaten in der Regel auch nur einmalig. In solchen Fällen werden die Telefonkonferenzen jedes Mal neu reserviert, um alle Besonderheiten der Konferenz (zum Beispiel Aufzeichnung, Frage&Antwortrunden oder persönliche Betreuung o.ä.) zu besprechen. Mehr Infos erhalten Sie unter Event-Konferenz – Die Telefonkonferenz für sehr viele Teilnehmer

Sicherheits-Konferenzen: Ein weiteres Beispiel für nicht dauerhaft gültige Einwahldaten sind besonders abgesicherte Telefonkonferenzen, zum Beispiel zwischen Banken oder Politikern. Dort wird nach der Anmeldung der Konferenz entsprechende Zugangsdaten samt Konferenz-PIN und Sicherheits-PIN erstellt, die nur für diese eine Konferenz gültig sind.

Wieviel Konferenzräume brauchen Sie?

Bei nahezu allen Konferenzanbietern ist das Einrichten von Konferenzräumen kostenlos. Berechnet wird nur die tatsächliche Nutzung (die Ausnahme sind Flatrates, bei denen eine Monatspauschale abgerechnet wird, unabhängig von der eigentlichen Nutzung).

Es empfiehlt sich daher, für unterschiedliche Abteilungen oder Teams, jeweils eigene Konferenzräume anzulegen. So ist sichergestelt, dass nicht plötzlich zwei verschiedene Konferenzen zur gleichen Zeit stattfinden, und die Teilnehmer der unterschiedlichen Meetings ungeplant im virtuellen Konferenzraum aufeinander treffen.

Den richtigen Anbieter für die Telefonkonferenz finden – Und wie geht das nun?

Bei telefonkonferenz.info vergleichen Sie einfach und bequem die verschiedenen Anbieter für Telefonkonferenzen. Übersichtlich geordnet, können Sie Kosten, Leistungsmerkmale und Bewertungen gegenüberstellen. So sehen Sie auch, ob Sie die Telefonkonferenzen im Dial-in- oder im Dial-out-Verfahren einrichten können oder welche Anzahl an Teilnehmern maximal möglich ist.

Mit unserer exklusiven Such-Funktion finden Sie ganz schnell die passende Lösung, wenn Sie spezielle Anforderungen wie besondere Einwahlnummern oder bestimmte Zusatzfunktionen haben. Nutzen Sie das Vergleichsangebot von telekonferenz.info und die Frage „Telefonkonferenz – Wie geht das?“ stellt sich nicht mehr.