Telefonkonferenz mit Präsentation

Telefonkonferenz mit gleichzeitiger Präsentation helfen dabei, Inhalte noch verständlicher an die Teilnehmer der Konferenz zu übermitteln.

Telefonkonferenzen sind ein einfacher und schneller Weg, sich mit Kollegen, Kunden oder Partner per Telefon auszutauschen. Doch manchmal reicht das gesprochene Wort nicht aus – und es ist sinnvoll, mit Hilfe einer Präsentation auch visuelle Inhalte zu übermitteln.

Vorteile von Telefonkonferenz mit Präsentation

Bei einer Telefonkonferenz wird nur die Sprache oder andere Audiodaten wie beispielsweise Musik übermittelt. Eine visuelle Übermittlung von Informationen findet nicht statt.

Oft ist es allerdings sinnvoll, Informationen, über die in der Telefonkonferenz gesprochen werden, auch optisch mit Hilfe einer Präsentation aufzubereiten. So ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass alle Teilnehmer das gleiche Verständnis zu dem besprochenen Thema entwickeln.

Je größer die Anzahl an Personen ist, die an der Konferenz teilnehmen, desto schwieriger ist es oft, Fragen in der großen Runde zu klären. Sei es, weil zu viele Fragen kommen – oder auch, weil aufgrund der Menge an Personen, die eventuell nicht alle untereinander bekannt sind, Hemmungen bestehen, Fragen zu stellen.

Daher ist es oft sinnvoll, zusätzlich zum Telefon-Meeting eine Präsentation zu dem Thema zu erstellen und diese mit den Teilnehmern zu teilen.

Zentrale versus dezentrale Präsentation

Sie können nun im Vorfeld der Telefonkonferenz die Präsentation einfach per E-Mail an alle Teilnehmer schicken und dann während der Besprechung soufflieren, auf welche Folienseite jeder zu klicken hat bzw. wann es zur nächsten Folie geht.

Ein großer Nachteil dieser „dezentralen Präsentations-Variante“ liegt darin, dass die Teilnehmer selten zeitgleich alle auf die gleiche Folie gucken. Mit steigender Teilnehmerzahl wird die Verwirrung größer und Zwischenfragen („Wo sind wir grad!?“) stören den Ablauf der Telefonkonferenz.

Außerdem kann bei der dezentralen Ansicht einer Präsentation nie sichergestellt werden, wo der Betrachter gerade hinguckt – wogegen bei einer zentralen Online-Präsentation der Mauszeiger des Präsentators exakt anzeigen kann, wo die gerade besprochenen Informationen stehen.

Oft findet man ja gerade vor Veranstaltungsbeginn noch einen Fehler in der zu zeigenden Präsentation. Wenn dieser nun korrigiert wird, müssten alle Teilnehmer wieder eine neue E-Mail mit einer zum Teil nicht geringen Datengröße im Anhang erhalten. Das kann schnell unprofessionell wirken und die Leute irgendwann auch anstrengen (wenn nicht sogar nerven). Außerdem führt das oft dazu, dass während des Meetings verschiedene Versionen der Präsentation kursieren, und die Verwirrung dadurch noch mehr steigt.

Ein letzter Aspekt, der bei der dezentralen Präsentation beachtet werden sollte, ist die Vertraulichkeit von Informationen: eine PowerPoint-Datei ist per Mail sehr schnell weiter geleitet – wogegen eine Online-Präsentation Folie für Folie auf dem Bildschirm „abfotografiert“ (gescreenshottet) werden müsste – was einigen eventuell zu aufwändig sein wird.

Vorteile einer zentralen Online-Präsentation

Die Vorteile einer zentralen Online-Präsentation ergeben sich damit automatisch, wenn man sich die Nachteile der dezentralen Präsentation anschaut:

• Alle Teilnehmer sind gleichzeitig auf der richtigen Präsentations-Folie und vor allem auch bei der richtigen Version der Präsentation
• Der Präsentator kann mit seinem Mauszeigen visuell auf einzelne Informationen hinweisen
• Der Präsentator hat bis zum Start der Telefonkonferenz die Möglichkeit, Fehler zu korrigieren
• Sicherer Umgang mit den Inhalten, wenn Präsentation beim Organisator der Konferenz verbleibt

So kombinieren Sie Ihre Telefonkonferenz mit einer Online-Präsentation

Wenn die Vorteile einer zentralen Präsentation überzeugen, stellt sich noch die Frage, wie man eine Telefonkonferenz mit einer Online-Präsentation kombinieren kann.

Planen Sie ein Meeting am Telefon und wollen Sie dabei eine Präsentation zeigen, verknüpfen Sie die Telefonkonferenz ganz einfach mit einer Webkonferenz.

Dabei können Sie per Mausklick eine Präsentation von Ihrem Computer zeigen und die restlichen Teilnehmer verfolgen diese ebenfalls einfach am Bildschirm.

(Technische) Voraussetzungen für eine Web-Präsentation

Um eine Präsentation im Web zu zeigen, benötigt lediglich der Präsentator eine sogenannte Webkonferenz-Software. Die anderen Teilnehmer bekommen einen Link zur Präsentation und verfolgen diese online.

Es ist dafür lediglich ein Computer mit Internetverbindung erforderlich. Die normalen Teilnehmer des (Online-)Meetings müssen weder eine spezielle Software installieren noch ein Benutzerkonto bei einem Webkonferenz-Anbieter anmelden.

Achtung!

Es gibt Webkonferenz-Tools, bei denen wirklich jeder Benutzer ein eigenes Konto benötigt und teilweise auch Software auf jedem einzelnen Rechner installiert werden muss.

Prüfen Sie daher vorher, ob das bei dem von Ihnen gewählten Anbieter der Fall ist.

Sehr empfehlen können wir im Bereich Telefon- und Webkonferenzen den Conferencing Anbieter meetyoo, ein erfahrener Anbieter unter anderem für Online-Präsentationen:

Anbieter von Telefonkonferenzen mit Online-Präsentation

Sie erhalten bei meetyoo (www.meetyoo.com/de) alles, was Sie für Ihre Online-Präsentation brauchen: die Telefonkonferenz plus Webkonferenz können Sie entweder als Flat-Tarif buchen (zum Festpreis von 25,00 € pro Monat für bis zu 25 Teilnehmer pro Konferenz).

Alternativ können Sie den variablen Tarif buchen, der monatlich die genutzten Minuten abrechnet (0,09 €/Min). Der Tarif nennt sich meetyoo BusinessMeeting Flex.

Weitere Anbieter von Webkonferenz-Lösungen

Auf unserer Seite finden Sie eine Übersicht weiterer Anbieter von Webkonferenzlösungen:

Webkonferenz Lösungen →

Haben Sie weitere Fragen?

Setzen Sie sich gern per E-Mail oder auch telefonisch während unserer Sprechzeiten von Montag bis Freitag 9:00 bis 17:00 Uhr mit uns in Verbindung.

Wir freuen uns auch auf Anregungen zu weiteren oder ergänzenden Inhalten zu diesem Artikel.

Hier finden Sie die Kontaktdaten:

Kontakt →