Telefonkonferenzen aus dem Ausland – wer zahlt?
Telefonkonferenzen haben den Vorteil, dass sie quasi von überall auf der Welt durchgeführt werden können. Ideal also, wenn ein Teilnehmer der Konferenz gerade im Ausland ist.
Dabei stellt sich die Frage: Wer zahlt für die Nutzung der Telefonkonferenz aus dem Ausland?
Ist es günstiger, einen Telefonkonferenz-Anbieter aus dem Ausland zu nehmen oder soll sich der Teilnehmer einfach aus dem Ausland in einen („deutschen“) Konferenzraum einwählen, also einen Konferenzraum mit einer deutschen Einwahlnummer?
Zur Veranschaulichung hier noch einmal das Prinzip einer klassischen Telefonkonferenz:
Der Konferenzraum (die Wolke) wird in dem Fall von einem deutschen/Berliner Telefonkonferenz-Anbieter bereitgestellt.
Alle Teilnehmer erhalten die identische Einwahlnummer, mit der sie in den Konferenzraum gelangen. Die Identifikation erfolgt über die Eingabe einer Konferenz-PIN.
Da es sich um einen deutschen Konferenz-Anbieter handelt, ist die Einwahlnummer auch eine deutsche Festnetznummer (hier als Beispiel die Berliner Nummer 030 123 45 67).
Je nachdem, wo sich der Anrufer befindet, wählt er die normale lokale Nummer oder die Nummer mit der Vorwahl.
In unserem Beispiel sitzt Anrufer 1 in Berlin und wählt nur die normale Rufnummer ohne Vorwahl.
Anrufer 2 und 3 sitzen in Frankfurt und München und wählen die Einwahlnummer mit der Berliner Vorwahl 030.
Kosten für die Teilnehmer:
Alle Anrufer zahlen nur die normalen Verbindungsgebühren zu der Berliner Nummer. Mit einer Telefon-Flatrate, wie sie es bei vielen Verträgen mittlerweile gibt, zahlen die Anrufer keine extra Anrufkosten. Ohne Flatrate fallen die normalen Verbindungsgebühren innerhalb Berlins bzw. innerhalb Deutschlands an.
Kosten für den Organisator:
Die Kosten für den Konferenzraum trägt der Organisator/Besteller der Konferenz. Entweder hat eine Telefonkonferenz-Flatrate (also einen festen Monatsbetrag mit unbegrenzter Nutzung). Oder er hat sich für einen flexiblen Minutentarif entschieden. Dann zahlt er pro Minute/pro Anrufer für die Konferenz.
Hinweis: Es gibt auch Anbieter, die jeweils eine Einwahlnummer für Berlin, Frankfurt und München bzw. für viele Großstädte Deutschland zur Verfügung stellen. Das bietet einen Mehrwert, wenn im Unternehmen keine Flatrate-Tarife für die Telefonnutzung existieren. zur Vereinfachung des Beispiels wurde von einer einheitlichen Einwahl innerhalb Deutschlands ausgegangen.
Was für Kosten entstehen bei einer Einwahl aus dem Ausland?
Nehmen wir das Beispiel von oben und versetzen den Anrufer aus Frankfurt in die Schweiz und den Anrufer aus München nach Österreich.
Szenario 1: Eine Einwahlnummer für alle
Der Konferenzraum ist nur über die deutsche Einwahlnummer erreichbar.
Beide Auslands-Teilnehmer müssen nun die Telefonnummer mit der deutschen Vorwahl wählen.
Kosten für die Teilnehmer:
Die Anrufer aus der Schweiz und aus Österreich zahlen die Verbindungskosten für einen Auslandsanruf nach Deutschland. Die Kosten dafür sind abhängig von dem Vertrag, der mit dem Telefon- oder Mobilfunkanbieter abgeschlossen wurde.
Kosten für den Organisator:
Der Organisator hat in dem Fall keine zusätzlichen Kosten, da die normale deutsche Einwahlnummer für die Anrufe genutzt wird.
Szenario 2: Internationale Einwahlnummern
Neben der deutschen Einwahl hat der Organisator der Konferenz zwei internationale Einwahlnummern freischalten lassen: einmal für Österreich und einmal für die Schweiz.
Die Kollegen aus dem Ausland wählen sich also jeweils über eine Schweizer bzw. österreichische Nummer ein – das Konferenzsystem schaltet die Anrufer anhand der Konferenz-PIN automatisch im richtigen Konferenzraum zusammen.
Kosten für die Teilnehmer:
Die Anrufer aus der Schweiz und aus Österreich zahlen in dem Fall nur die Verbindungskosten für einen normalen Inlandsanruf. Mit einer lokalen Telefon-/Handy-Flatrate zahlen die Anrufer keine extra Anrufkosten.
Kosten für den Organisator:
Der Organisator zahlt für die Nutzung der beiden zusätzlichen Einwahlnummern. Je nach Tarif zahlt er pro Minute/pro Anruf der Teilnehmer – oder er nutzt auch in dem Fall eine internationale Telefonkonferenz-Flat.
Achtung! Befindet sich ein Mitarbeiter aus Deutschland mit seinem Handy im Ausland zahlt er natürlich auch zusätzliche Kosten für die Auslandsnutzung. Hier wäre der Anruf nur dann kostenneutral, wenn er auch eine internationale (Handy-)Flatrate im Vertrag hat, so dass er mit seinem deutschen Handy auch kostenlos eine österreichische Festnetznummer anrufen könnte.
TIPP: Ausländische Telefonkonferenz-Anbieter
Die Nutzung eines ausländischen Telefonkonferenz-Anbieters wäre nur dann sinnvoll, wenn sich die Mehrheit der Teilnehmer im gleichen Land befindet, beispielsweise vier Teilnehmer in Österreich und nur einer in Deutschland – und die Teilnehmer aus Österreich keine internationale Flatrate nutzen.
In dem Fall werden mit einem österreichischen Konferenzanbieter Kosten gespart.
Handelt es sich nur um eine einmalige Konferenz, ist der organisatorische Aufwand sicher zu hoch, einen neuen Anbieter zu finden. Sollte es sich aber um eine regelmäßige Konferenz handeln, wäre dies eine empfehlenswerte Option.
Szenario 3: Einwahlnummern mit Kostenteilung
Es gibt Konferenzdienste, bei denen sich die Teilnehmer über eine Service-Rufnummer in den Konferenzraum einwählen (in Deutschland beispielsweise über eine 01803- oder 01805-Nummer).
Je nach Tarif zahlt der Anrufer pro Minute 9 bzw. 14 Cent (von einem deutschen Festnetz).
Solche Telefonkonferenz-Dienste über Servicerufnummern gibt es auch im Ausland. Der Konferenzraum kann aus Deutschland angemeldet werden. Da die Abrechnung über die Telefonrechnung jedes Anrufers erfolgt, ist auch keine weitere Angabe von Rechnungsdaten erforderlich.
Pro Land gibt es eine eigene Einwahlnummer. Jeder Anrufer wird also automatisch über seine Telefonrechnung mit den Kosten für den Anruf bei der Service-Nummer belastet.
Kosten für die Teilnehmer:
Jeder Teilnehmer trägt also seine eigenen Kosten über die eigene Telefonrechnung - eine zusätzliche Rechnung für die Nutzung des Telefonkonferenz-Raums gibt es nicht.
Kosten für den Organisator:
Auch der Organisator zahlt für seinen Anruf die normalen Minutengebühren - ohne dass er eine zusätzliche Rechnung für die Nutzung der Telefonkonferenz bekommt.
Ein Nachteil dieser Variante ist sicher, dass nicht alle Länder weltweit über solche Service-Rufnummern verfügen. bzw. nicht alle Konferenzanbieter automatisch alle Länder abdecken.
Nutzen Sie am besten unsere Anbieter-Suche, um den passenden Anbieter für die Länder zu finden.
TIPP: Kostenteilung im Ausland mit easyAudio
Für die Konstellation Deutschland – Österreich – Schweiz können Sie Konferenzservice von easyAudio nutzen. Dort bekommt man selbst ohne Angabe persönlicher Daten einen Konferenzraum – einfach per Mausklick auf der Webseite.
Die Einwahl in Deutschland erfolgt über eine 01803-Nummer (also 9 ct/Min). Die österreichische Einwahl kostet 11,6 ct pro Minte und die aus der Schweiz 8 Rappen pro Minute.
Zur Webseite von easyAudio
Komplett kostenlose Telefonkonferenz für Anrufer aus dem Ausland
Wenn Sie Ihren Telefonkonferenz-Teilnehmer aus dem Ausland alle Kosten für den Anruf abnehmen wollen, können Sie jeweils nationale Free-Call-Nummer für die entsprechenden Länder nutzen.
Diese Nummern müssen bei dem Telefonkonferenz-Anbieter einmalig vor einer Konferenz beantragt werden.
Bei der Nutzung nationaler Free-Call-Nummern zahlen die Anrufer nichts. Allerdings fallen für den Organisator/Besteller der Konferenz immense Kosten an.
Bitte lassen Sie sich dazu in jedem Fall von einem professionellen Anbieter beraten und einen Kostenvoranschlag erstellen.
Die Informationen, die der Anbieter für eine genaue Aussage in dem Fall von Ihnen braucht, sind:
- Länder, für die die Free-Call-Nummern bereitgestellt werden sollen
- Anzahl der Teilnehmer pro Land, die die Nummer nutzen werden (ca.)
- Dauer der Konferenz (ca.)
- Häufigkeit der Konferenz (einmalig oder wiederkehrend)
- Sonstige Zusatzfunktionen (bspw. Online-Präsentation, eigene Begrüßungsansage, Operator-Betreuung, Aufzeichnung der Konferenz, Frage- und Antwort-Runden usw.)
Nutzen Sie unsere kostenlose Suche nach dem passenden Konferenzanbieter.
Und so funktioniert’s:
Gehen sie auf die "Suche Telefonkonferenz-Anbieter".
Klicken Sie in der "Suche-Übersicht" zunächst auf den Link „Weitere Filteroptionen“ (links neben dem Button "Anbieter suchen").
Wählen Sie im mittleren Abschnitt unter „Konferenzfunktionen“ die Option „Kostenlose Einwahl“ per Mausklick aus.
Anschließend wählen Sie in der Länderliste per Mausklick die Länder aus, die für Sie infrage kommen.
Filtern Sie je nach Bedarf nach weiteren Optionen und klicken Sie dann auf den Button „Anbieter finden“.
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