(http://www.softwarevergleiche.de/content/vergleich-onlinemeetingswebkonferenzen_14)
Warum für jede Besprechung mit dem entfernten Geschäftspartner auf Geschäftsreise gehen? Weshalb aufwendig zum Kommilitonen fahren, um das Referat auszuarbeiten? Längst gibt es wunderbare, professionelle und preisgünstige Lösungen, um all dies online zu machen. So werden Fahrtkosten gespart, Zeit kann besser genutzt werden und jeder bleibt in seiner gewohnten Arbeitsumgebung.
Onlinemeeting/Webkonferenz: Die neue, bessere Art der Besprechung
Die Geschäftswelt wächst, die Anforderungen werden stetig neu definiert. In einer solchen Zeit ist es wichtig, ständig mit Kunden oder Geschäftspartnern in Kontakt zu bleiben. Nicht immer reicht ein Telefonat oder eine E-Mail aus um ein Thema ausreichend zu besprechen. Ist der Firmensitz des Geschäftspartners oder des Kunden weit entfernt oder sogar auf einem anderen Kontinent, ist es nicht immer ohne weiteres möglich ein persönliches Meeting zu vereinbaren. Die Terminkalender sind nicht selten auf beiden Seiten voll gefüllt und allein die Suche nach einem passenden Termin kann dadurch schon aufwendig werden.
Gerade bei sehr engen Zusammenarbeiten an gemeinschaftlichen Projekten ist ein regelmäßiger Austausch aller Beteiligten essenziell um wirklich effizient zu arbeiten und das jeweilige Projekt voran zu bringen. Mit steigender Anzahl der Beteiligten sinkt hier die Effizienz einer Telefonkonferenz deutlich ab. Einen Ausweg bieten regelmäßige Geschäftsreisen zu Kunden und Partnern, die Folge sind jedoch stetig steigende Reisekosten. Besonders bei vergleichsweise „kurzen“ Meetings sinkt hier jedoch der Kosten – Nutzen – Faktor.
Einen Ausweg, der zugleich auch die anfallenden Reisekosten merkbar senken kann, bieten an dieser Stelle Online Meetings. Nicht nur für größere Unternehmen bieten sie eine interessante Alternative. Auch für mittelständische Unternehmen liegt in ihnen die Möglichkeit ständig mit jedem Ansprechpartner in Kontakt zu treten und effizient über die aktuelle Zusammenarbeit zu sprechen.
Geringe Kosten und räumlich ungebunden
Doch die Vorteile von Online Meetings liegen nicht nur in ihren geringen Kosten. Die räumliche Ungebundenheit ermöglicht spontane Meetings zu jeder Zeit, unabhängig von der Fülle der beteiligten Terminkalender. Ein Online Meeting kann kurzfristig und ohne größeren Aufwand angesetzt und durchgeführt werden. Die hohe Effizienz des Online Meetings liegt dabei vor allem in der Verbindung einer Telefonkonferenz mit einer Präsentation, wie sie beispielsweise auch in persönlichen Meetings durchgeführt werden kann. Durch die bildliche Untermalung der jeweiligen Fakten und Argumente kann das Meeting von allen Beteiligten gut verfolgt und mitgestaltet werden. Die Ergebnisse des Meetings können dadurch trotz der räumlichen Entfernung mit denen eines persönlichen Meetings mithalten.
Durch die kostengünstige und zudem unkomplizierte Alternative der Webkonferenz können Gespräche deutlich öfter angesetzt werden und so das Voranschreiten des Projektes positiv beeinflusst werden. Auch enge Zeitpläne können bedeutend einfacher eingehalten werden. Selbst wenn das Team durch weitere Projekte auf verschiedene Orte verteilt ist, über ein Web – Meeting können dennoch die nächsten Schritte in anderen Projekten besprochen werden. Vor allen bei kurzfristigen und so nur bedingt vorhersehbaren Ereignissen kann ein so unproblematisches Meeting schnell die gröbsten und dringendsten Entscheidungen herbeiführen.
Die verschiedenen Möglichkeiten des Online Meetings stehen dabei schon heute den persönlichen Meetings in nichts nach. Egal ob spontane (Ad hoc), geplante (Scheduled) oder wiederkehrende (Recurring) Meetings, sie alle können auch als Online Meetings abgehalten werden. Nicht bei allen Anbietern der notwendigen Technik für Online Meetings hat man jedoch die Wahl zwischen allen drei Meeting – Formen, so dass die ggf. bereits im Vorfeld der Auswahl mit bedacht werden sollte.
Durch die hohen Standards im Hinblick auf die Sicherheit bei den einzelnen Anbietern, sinken die Einschränkungen für die online durchgeführten Meetings zusätzlich. Selbst Vertragsverhandlungen mit einem neuen Kunden oder auch einem weiter entfernt sitzenden Mitarbeiter sind durch die Sicherheitsmaßnahmen unbedenklich. Eine Vielzahl von angebotenen Funktionen macht das Online Meeting auch für die „internen“ Meetings eines Unternehmens interessant. Es muss immer weniger Rücksicht auf den aktuellen Standort der zwingend erforderlichen Teilnehmer für ein Meeting genommen werden. Dadurch erhöhen sich nicht nur die Möglichkeiten für die Durchführung des Meetings selbst sondern auch die Effizienz, was wiederum den Erfolg eines Projektes und damit den Erfolg des Unternehmens beeinflussen kann. «â€¦»