Webkonferenz - So funktioniert's

Webkonferenzen setzen sich als interaktives und visuelles Kommunikationstool immer mehr durch – in Unternehmen wie auch im Privatbereich.

Bei einer Webkonferenz treffen sich die Teilnehmer im Internet, um ihr Meeting abzuhalten. Der Vorteil der Web-Konferenz gegenüber einer einfachen Telefon- oder Video-Konferenz besteht in der Möglichkeit des direkten Austausches von Dateien und deren Bearbeitung in Echtzeit.

Webkonferenzen - So funktioniert's

Um eine Webkonferenz zu starten, benötigen Sie einen PC, der ans Internet angeschlossen ist. Wie bei einem echten Präsenz-Meeting können Sie bei einer Webkonferenz gemeinsam Präsentationsfolien ansehen oder Inhalte von Dokumenten diskutieren und bearbeiten.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass durchschnittlich ca. 5 Personen mit in etwa gleichen Anteilen  an einem Online-Meeting teilnehmen. Neben den klassischen Online-Meetings (auch E-Meetings oder Web-Meetings genannt), werden Webkonferenzen auch für Online-Seminare oder große Events genutzt.

Webkonferenz starten

Um eine Webkonferenz zu starten benötigt man einen PC, der ans Internet angeschlossen ist. Zusätzlich braucht man eine Webkonferenz-Software. Die Software wird von den Webkonferenz-Anbietern bereitgestellt.

Im Normalfall braucht nur der Organisator der Konferenz einen Zugang/ eine Software von einem Webkonferenz-Anbieter. Die normalen Teilnehmer einer Webkonferenz bekommen vom Organisator der Webkonferenz (auch Initiator oder Moderator genannt) einen Weblink zugeschickt, über den sie in den virtuellen Meetingraum der Webkonferenz gelangen.

Es gibt diverse Anbieter von Webkonferenz-Software. Diese finden Sie bei uns in der Anbieter-Übersicht (kostenlose und kostenpflichtige Angebote):

Webkonferenz-Funktionen

Je nach Anbieter stehen Ihnen bei der Webkonferenz unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.

Meist liegt der Schwerpunkt bei einer Webkonferenz auf dem gemeinsamen Ansehen und Bearbeiten von Dokumenten. Daher gibt es bei den meisten Webkonferenz-Anbietern das sogenannte Document Sharing.

Document & Application Sharing

Mithilfe der Rechner-Fernsteuerung (Application Sharing) kann nach Anwendungsfreigabe jeder Teilnehmer auf die Daten eines anderen interaktiv zugreifen. Dies ermöglicht das Festhalten konkreter Ergebnisse.

Während einer Webkonferenz können Dokumente von allen Teilnehmern gemeinsam angesehen, bearbeitet und anschließend gespeichert werden (Document Sharing).

Selbst komplette Anwendungen (Software-Programme) können während einer Webkonferenz gemeinsam von allen Teilnehmern genutzt werden, ohne dass die Anwendung auf allen Rechnern installiert sein muss. Diese Funktion wird als Application Sharing bezeichnet („Teilen von Anwendungen“).

Application im weitesten Sinne umfasst neben Software-Programmen auch Dokumente bzw. alle Arten von Daten. Aus Sicherheitsgründen muss diese Funktion während der Webkonferenz aktiv frei geschaltet werden, bevor alle Teilnehmer Zugriff auf Anwendungen oder Daten erhalten.

Whiteboard

Für die Webkonferenz steht außerdem ein Whiteboard zur Verfügung auf dem Zeichnungen und Notizen gemacht werden können – genau wie in einem echten Meeting. Die Informationen auf dem  Whiteboard werden bei Bedarf am Ende des Meetings gespeichert und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt.

Chat

Viele Webkonferenzen enthalten auch eine Chat-Funktion. So können einzelne Teilnehmern kommunizieren, ohne dass das die gesamte Konferenz stört. Eine Chat-Nachricht kann an einen oder an mehrere Teilnehmer gleichzeitig gesendet werden.

Video

Bei Bedarf kann per Webcam auch das Video der Teilnehmer während der Konferenz angezeigt werden. Da die Übertragung von Bewegtbild erhebliche Bandbreite in Anspruch nimmt leidet bei schwacher Netzanbindung die Qualität der Webkonferenz. Daher sollte vorher überlegt werden, ob das Video der Teilnehmer einen wirklichen Mehrwert für die Konferenz bietet.

Audio

Einige Webkonferenz-Services bieten integrierte Telefonkonferenzen an. Dabei wird die Voice over IP Technik (VoIP) genutzt. Wird diese Funktion nicht angeboten wählen sich die Konferenzteilnehmer parallel in eine klassische Telefonkonferenz ein.

Bei kostenlosen Webkonferenz-Programmen, die meist privat genutzt werden, ist es weniger kritisch, wenn die Verbindung nicht stabil ist. Bei einem Business-Meeting greifen die Nutzer aber lieber zu einem professionellen Telefonkonferenz-Anbieter.

Anwendungsszenarien für Webkonferenzen

Webkonferenzen finden bereits heute vielfältigen Einsatz:
•    Regelmäßige Projektmeetings, Freigaberunden für Budgets, Roadmaps oder Vertriebspläne
•    Abstimmungen von Entwürfen im Bereich Werbung, Architektur oder Design
•    Produktschulungen für Mitarbeiter im Support und Vertrieb
•    Webinare (Online Seminare) als zusätzliches Kundenbindungstool