Als Selbstständiger oder Unternehmer hat man viel zu tun. Gerade in der Gründungsphase eines Unternehmens verliert man schnell den Überblick, kann sich aber keine Assistenz leisten. Die neuen Modelle für ein Online-Sekretariat können Ihnen hier einen großen Teil der Arbeit abnehmen und Sie um lästige Pflichten erleichtern.
Büro- und Verwaltungsarbeit im Online-Sekretariat
Um wieder mehr Freiraum für die eigene Geschäftsidee zu bekommen, können Sie lästige und oft auch zeitintensive Büro- und Verwaltungsarbeit jetzt ganz einfach outsourcen. Verschiedene Dienstleister bieten Ihnen dafür ein Online-Sekretariat, das meist auch für Unternehmensgründer erschwinglich ist. Das Gute an den Angeboten ist auch die Flexibilität. So können Sie ganz nach Ihrem Bedarf den Dienstwochen oder monatsweise mieten. In dieser Zeit kümmert sich der virtuelle Assistent, der natürlich ganz real existiert, um alle klassischen Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung und -überwachung, Reiseorganisation oder Internetrecherchen. Abgerechnet wird dann meist auf Stundenbasis. Viele Dienstleister bieten außerdem Testphasen, in denen Sie den Service kostenlos probieren können, an.
Als Unternehmer müssen Sie stets telefonisch erreichbar
Es klingt banal und doch könnten Deutschlands Klein- und Mittelständische Unternehmer geschätzte 25% mehr neue Kunden gewinnen wenn sie telefonisch besser erreichbar wären, so eine Befragung von imk und WinLocal. Die wichtigste Erkenntnis der Studie ist: Interessenten, die auf der Suche nach einer bestimmten Dienstleistung sind, also zum Beispiel einen Handwerker, Finanzberater oder Arzt in der Nähe brauchen, holen sich zwar grundsätzlich gerne eine persönliche Empfehlung aus dem Freundes- und Bekanntenkreis und informieren sich darüber hinaus im Internet. Die eigentliche Kontaktaufnahme, der wichtigste Teil um neue Kunden zu gewinnen, geschieht allerdings nach wie vor am Telefon.
„Potenzielle Neukunden rufen einfach gerne bei Ihnen an um einen Termin zu vereinbaren.“
Dieses Ergebnis ist kaum verwunderlich. Denn wer sich erst mal für einen bestimmten Friseur, Zahnarzt oder Versicherungsmakler entschieden hat, der möchte den Termin direkt ausmachen und nicht erst eine E-Mail schreiben, die unter Umständen erst nach Tagen oder Wochen beantwortet wird. Vielleicht gibt es aber auch noch offene Fragen die geklärt werden möchten, bevor man einen verbindlichen Termin ausmacht. Weiterhin bekommt man bereits am Telefon den ersten Eindruck von dem Unternehmen, und der kann ausschlaggebend dafür sein, ob man dort Kunde werden möchte.
Telefonische Erreichbarkeit ist jedoch nicht immer gegeben
Bei dringenden Terminen und Geschäftsreisen kann ein ständig klingelndes Telefon aber sehr störend sein. Hier kann ein Online-Telefondienst weiterhelfen. Der Anbieter nimmt ihre Telefonanrufe entgegen, als wenn er nebenan im Büro sitzen würde, und gibt den Kunden die gewünschten Auskünfte. Dabei bearbeitet er diese selbstverständlich qualifiziert und vertraulich. Solche Telefonservices sind auch als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung ideal und können nur für diese Zeit gebucht werden. Je nach Anbieter werden monatliche Grundgebühren für die Telefonbereitschaft sowie Gebühren pro angenommenen Anruf fällig, bei anderen entfällt dagegen die Grundgebühr und Sie bezahlen nur die jeweiligen Anrufe.
Ein weiterer Service: Buchhaltung in Echtzeit
Die Buchhaltung ist für viele Unternehmer nicht umsonst ein echter Zeitfresser und Nervtöter. Sie übergeben diese Arbeit daher häufig einem Steuerberater oder Buchhalter. Im digitalen Zeitalter kann diese Arbeit aber ebenfalls durch ein Online-Sekretariat übernommen und vereinfacht werden. Anstatt Belege in Schachteln zu sammeln, können sie ganz einfach eingescannt und in eine Online-Buchhaltungssoftware hochgeladen werden. Der Dienstleister nutzt ebenfalls diese Software und kann so auf die Daten zugreifen. Ein großer Vorteil ist dabei, dass Sie immer auf Ihre Finanzdaten zugreifen und Berichte abrufen können, ohne auf Auswertungen in Papierform warten zu müssen.
Im Zeitalter des Internets ist ein Online-Sekretariat eine echte Alternative zu klassischen Modellen, äußerst flexibel einsetzbar, entlastet den Unternehmer und steigert zugleich die Produktivität. Egal ob Sie sie nur für eine kurze Zeit brauchen oder kontinuierlich von den Diensten profitieren wollen, unter den verschiedenen Anbieter können Sie das für Sie passende Modell finden. Eine Übersicht über die wichtigsten Anbieter und deren Tarife erhalten Sie hier.