Video as a Service (VaaS) – Videokonferenzen aus der Cloud

In vielen Bereichen der Wirtschaft beobachtet man den Trend, Services aus der Cloud zu nutzen. Dabei machen Videokonferenzen keine Ausnahme. Kein Wunder, denn Videokommunikation ist in den vergangenen Jahren zu einem der Top-Themen vieler Unternehmen geworden. „Video is the new voice“ – so der Tenor.

Was bedeutet "aus der Cloud"?

Wird "aus der Cloud" gearbeitet, liegen Software oder Daten auf einem zentral verwalteten Server eines Betreibers, auf den Benutzer über einen Webbrowser zugreifen.

Eine immer häufiger angewendete Cloud-Lösung ist Software-as-a-Service (SaaS), da sich diese Form der Softwarebereitstellung auf die Kostenstruktur eines Unternehmens ausgesprochen positiv auswirkt, denn die hohen Startinvestitionen entfallen.

Das Unternehmen nutzt die Cloud-Lösung mit den bereits vorhandenen Rechnern. Komponenten wie Datenbanken, Speichermedien oder Anwendungsserver betreibt der Provider. Auch für Wartungsarbeiten, Updates, Konfigurationen, Fehlerbehebungen und Softwarelizenzen ist der Anbieter zuständig. Das Unternehmen (als Nutzer) bezahlt ausschließlich die vereinbarten Kosten für die Nutzung von Software und Dienstleistungen.

Cloud-Services, wie zum Beispiel Videokonferenzen aus der Cloud, kommen in Unternehmen aufgrund der zahlreichen Vorteile immer mehr zur Anwendung

Analog zu Software-as-a-Service bieten immer mehr Provider die Lösung Video-as-a-Service an - und letztendlich erfolgt die Umsetzung eines Video-Services auch über eine Software. Daher wäre Video-as-a-Service (VaaS) nur eine besondere Anwendungsform von Software-as-a-Service (SaaS).

Für viele Unternehmen ist VaaS die ideale Voraussetzung, um kostengünstig und nahezu risikolos Videokonferenzen zu realisieren.

So profitieren Unternehmen von Videokonferenzen aus der Cloud

Durch die Lösung „Video-as-a-Service“ (VaaS) profitieren Unternehmen mehrfacher Hinsicht:

Wer bisher regelmäßig Videokonferenzen abhalten wollte, investierte hohe Summen in die Hardware oder mietete in regelmäßigen Abständen dafür geeignete physikalische Räumlichkeiten eines entsprechenden Anbieters an.

Beides waren nicht zufriedenstellende Lösungen, da sie entweder sehr kostenintensiv waren oder ein geringes Maß an Flexibilität aufwiesen.

Durch die Videokonferenzlösungen aus der Cloud entfallen die Investitionen für die technische Plattform, die als Vermittler und Zusammenschalter der Videokonferenz-Teilnehmer fungiert.

Bei Nutzung einer VaaS-Löung werden nur noch die Video-Endgeräte benötigt. Das können die klassischen Stand-alone-Videokonferenzsysteme bekannter Hersteller wie Polycom & Co sein, die sich noch heute in vielen Konferenzräumen befinden.

Alternativ und kostengünstiger ist die Nutzung von Desktop-Lösungen. Hierbei wird quasi jeder Rechner mit Hilfe einer Software zum Videokonferenzsystem. Mitarbeiter könnte demnach eine Videokonferenz bequem vom eigenen Arbeitsplatz starten. Daraus resultiert eine hohe zeitliche und räumliche Flexibilität, da sich die Videokonferenz-Software nicht nur mit einem fest installierten Arbeitsplatz sondern auch mobil mit einem Laptop und in immer mehr Fällen auch per Tablet-PC oder sogar Smartphone nutzbar ist.

„Videokonferenzanlage aus der Cloud“ bringt noch weitere Vorteile mit sich

Interkonnektivität: VaaS übernimmt Vermittlung zwischen unterschiedlichsten Geräten

Bisher war bei klassischen Videokonferenz-Systemen aufgrund der zum Teil proprietären Protokolle die Videoschaltung zwischen Systemen verschiedener Hersteller und verschiedener Netzwerke ohne technischen Zusatzaufwand nicht umsetzbar. Um die Kommunikation zu ermöglichen, war die Zwischenschaltung eines „technischen Übersetzers“, eines sogenannten Gateways, erforderlich. Nur so konnten die Audio- und Videodaten zwischen den Teilnehmern ausgetauscht werden.

Dieses Problem löst heute die Videokonferenzanlage aus der Cloud, die den Anwendern grenzenlose Kommunikation bietet - über Netzwerke und Protokollvorgaben hinaus.

Moderne VaaS-Angebote wie der Personal Meeting Room von MVC decken die Trends der heutigen Zeit ab: Interkonnektivität - Mobilität - WebRTC

Mobilität: Video-as-a-Service unterstützt mobilen Trend

Zusätzlich ermöglicht VaaS die Nutzung mobiler Endgeräte für Videokonferenzen aus der Cloud.

Die Durchführung an Videokonferenzen mit mobilen Endgeräten wie Smartphones, Tablets oder Notebooks ist durch VaaS unkompliziert. Als einzige Voraussetzungen benötigt der mobile Teilnehmer eine stabile Internetverbindung und die Software des Videokonferenz-Anbieters (Plug-in für den Rechner oder Browser oder eine App fürs Tablet/Smartphone).

Es geht auch ohne: WebRTC realisiert Videokonferenzen ohne Client-Software

Da für die meisten Videokonferenz-Services noch eine Software auf dem Endgerät installiert sein muss, gestalten sich kurzfriste Video-Meetings mit neuen Teilnehmern etwas schwierig. Entweder gibt es keine ausreichenden Nutzerrechte zum Installieren der erforderlichen Software am Rechner, oder die App fürs Handy hat so viele MB, dass ein Download unterwegs oft zu lang dauert (und zu viel mobiles Datenvolumen kostet) .

Abhilfe schafft eine neue Technologie an, die auf die Nutzung einer Client-Software oder eines Plug-ins verzichtet. Es handelt sich um WebRTC, ein Protokoll für Echtzeitkommunikation, das bereits im Oktober 2011 erstmalig als Entwurf präsentiert wurde. WebRTC arbeitet mit Peer-2-Peer-Verbindungen, bei denen die verschlüsselte Übertragung der Video- und Audiostreams direkt von Browser zu Browser erfolgt.

Einzige Nutzungs-Voraussetzung ist dabei also ein aktueller Browser wie Firefox oder Chrome (die unterstützen Browser sind je nach Anbieter unterschiedlich – und auch nicht jeder VaaS-Service unterstützt WebRTC).

Die Einladung zur Teilnahme erfolgt über einen übermittelten Link. Sobald der eingeladene Teilnehmer die Freigabe des Zugriffs auf Kamera und Mikrofon bestätigt, wird er zur Videokonferenz geschaltet.

VaaS und die Vorteile für Unternehmen & Anwender

Wie alle Telekommunikations-Tools reduziert die Nutzung von Videokonferenzen unnötige Dienstreisen und die damit verbundenen Reiskosten. Das Einsparen der mitunter langen Anreisen wirken sich so positiv auf die effiziente Nutzung der verfügbaren Arbeitszeit und auf die Work-Life-Balance aus. Nebenbei wird durch den eingesparten CO2-Ausstoß die Umwelt entlastet.

Vorteile von Videokonferenzlösungen aus der Cloud aus Unternehmenssicht

• Die Kommunikation von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten ist zu jeder Zeit möglich.
• International agierende Unternehmen erhalten eine unbeschränkte Möglichkeit der Kommunikation, da unabhängig von Netzwerken und Standorten.
• Hohe Investitionen entfallen; gleichzeitig reduziert sich jedoch der CAPEX
• Laufende Betriebskosten (OPEX) erhöhen sich
• Wegfall von Personalkosten im IT-Bereich
• Service und Support erfolgt durch VaaS-Anbieter
• Technologisch immer auf dem neuesten Stand durch wettbewerbsgetriebene Weiterentwicklung des VaaS-Angebots
• Anzahl der Nutzer ist zu jeder Zeit erweiterbar; flexible Skalierbarkeit

Vorteile von Videokonferenzlösungen aus der Cloud aus Anwendersicht

Auch aus Anwendersicht bringen Videokonferenzlösungen aus der Cloud zahlreiche Vorteile. Einer der größten Nutzen ist die hohe Flexibilität, die dieser Service mit sich bringen. Die Teilnahme an Videokonferenzen aus der Cloud erfolgt unabhängig vom Endgerät bei minimalen Spezialanforderungen wie der Installation einer Client-Software oder eines aktuellen Browsers. Unter dem Motto BYOD (Bring your own device) können private mobile Endgeräte genauso genutzt werden wie das Firmen-Smartphone oder das Firmen-Notebook.

Weitere positive Effekte von Video-as-a-Service sind

• die hohe Erreichbarkeit der Teilnehmer auf Dienstreisen oder im Home-Office,
• einzige Voraussetzung neben einem internetfähigen Gerät ist eine stabile Internetverbindung.
• Jeder Nutzer eröffnet bei Bedarf seinen Virtual Meeting Room - die oft lange im Vorfeld nötige Reservierung von Videokonferenz-Räumen gehört damit der Vergangenheit an.
• Die Nutzung ist durch die intuitiv gesteuerten Bedienmenüs unkompliziert.
• Ad-hoc-Teilnehmer schalten sich bei Bedarf innerhalb weniger Klicks in die Videokonferenz.

Video-as-a-Service und seine Risiken für Unternehmen

Wie jede Technologie weist auch VaaS einige Risiken auf.

Dazu zählt in erster Linie die Abhängigkeit des Unternehmens von der Qualität des Anbieters in Bezug auf die Technik und den Support sowie die Entwicklung spezieller Dienstleistungen.

Empfehlenswert ist,  Verträge mit SLA (Service Level Agreements) abzuschließen und unbedingt das Thema Datenschutz zu berücksichtigen. Der Serverstandort ist für viele Unternehmen ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des passenden Anbieters. Vor allem Unternehmen, die sich einem weltweiten Wettbewerb ausgesetzt sehen, setzen im Idealfall auf einen VaaS-Service mit Serverstandorten innerhalb der EU oder direkt in Deutschland. So ist sicher gestellt, dass der Betrieb und der Datenschutz nach geltenden deutschen Datenschutzbestimmungen erfolgt.