Telefonkonferenzen, kurz Telkos, haben im Unternehmensalltag viel Charme. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man kann mit bis zu 100 Teilnehmern Meetings abhalten und niemand muss dafür ins Flugzeug oder ins Auto steigen. Somit werden Budget, Personal und Umwelt zugleich geschont. Für den Erfolg ist es wichtig, sich im Vorfeld die Besonderheiten klar zu machen. 


Denn bei Telefonkonferenzen fehlt ein entscheidender Faktor in der Kommunikation: Die Teilnehmer können sich nicht in die Augen schauen, Emotionen und Körpersprache bleiben dem Gegenüber verborgen. Die Vorbereitung und die Präsentation ist somit eine andere im Vergleich zu „Face-to-Face“. Wer ein paar Punkte berücksichtigt, macht die Telefonkonferenz zu einem wertvollen Instrument für alle Beteiligten.
Planen Sie genügend Zeit für eine gründliche Vorbereitung ein
Telefonkonferenzen sparen nur dann Zeit und Geld, wenn sie effizient geplant und organisiert sind. Dazu gehört auch die Zieldefinition: Was soll erreicht werden? Geht um es um den Informationsaustausch oder soll am Ende ein Beschluss gefasst werden? Neben der Erstellung der Teilnehmerliste ist die Rollenverteilung wichtig. Legen Sie im Vorfeld einen Moderator und einen Protokollführer fest und entscheiden Sie, wer Teilnehmer und wer „nur“ Zuhörer ist.
Die Dauer der Konferenz sollte feststehen und die Agenda darauf abgestimmt sein. Bei mehreren Tagesordnungspunkten ist es hilfreich, die einzelnen Punkte mit Prioritäten und damit unterschiedlichen Zeitbudgets zu versehen. Legen Sie auch fest, ob Sie Zwischenfragen zulassen wollen oder diese am Ende beantworten.
Die Teilnehmer überzeugen
Wer auf Vorträgen – neben brillanten Inhalten – die Zuhörer mit lebhafter Gestik und Mimik in seinen Bann zieht, kann sich mit Telefonkonferenzen schwertun. Wenn beispielsweise der Vertriebsleiter seiner Mannschaft eine neue Kampagne vorstellen will, muss er anderweitig überzeugen. Die Präsentation sollte klar und schnörkellos sein – kommen Sie auf den Punkt! Ausschweifende Reden bergen die Gefahr, dass der Zuhörer gedanklich abdriftet.
Formulieren Sie deutlich und in kurzen Sätzen, damit Ihnen jeder folgen kann. Sprechen Sie in einer angemessenen Lautstärke: Jeder soll Sie gut hören, aber niemand sollte von seinem Stuhl hochschrecken, wenn Sie die Präsentation beginnen. Stellen Sie komplexe Sachverhalte kurz und einfach dar. Auch wenn man für die Anderen unsichtbar bleibt: Eine offene und selbstbewusste Körperhaltung sowie ein Lächeln bei der Präsentation kommt auch durch die Telefonleitung bei den anderen an! Gekonnt eingestreute Anekdoten sorgen dafür, dass Sie sich die Aufmerksamkeit und die Sympathien der Teilnehmer sichern.
Vor Telefonkonferenz sollten alle Beteiligten gebrieft werden: Hintergrundgeräusche vermeiden, Mails werden erst danach wieder gelesen und das Handy ist stumm geschaltet. Effizient kann eine Telefonkonferenz nur dann sein, wenn man ihr seine volle Aufmerksamkeit widmet. Wer gerade nicht spricht, betätigt die „Stumm“-Taste. Gehen Sie als Präsentator zügig durch die Punkte der Agenda. Es ist hilfreich, Notizen zu machen und Zwischenergebnisse und Resultate kurz mündlich zusammenzufassen. Reagieren Sie auf Störungen wie laute Geräusche, indem Sie diese ansprechen. 


Nach der Konferenz ist vor der (nächsten) Konferenz

Vergessen Sie die Nacharbeit nicht. Fertigen Sie ein Protokoll mit den Ergebnissen und Beschlüssen an und versenden Sie es an alle Teilnehmer. Die nächste Sitzung kann dann mit den Resultaten sinnvoll eröffnet werden.
Quelle: http://vertriebszeitung.de/index.php/bei-anruf-telko.html