Checkliste: Den richtigen Telefonkonferenz-Anbieter finden
Telefonkonferenzen (Abkürzung Telkos) werden immer häufiger genutzt. Daher gibt es auch immer mehr Anbieter, die in den Telefonkonferenz-Markt drängen.
Das Ergebnis: Das Überangebot verwirrt den Anwender, weil die Unterschiede der einzelnen Telefonkonferenz-Angebote oft nicht klar sind.
Welcher Anbieter ist der richtige?
Wichtig ist, dass Sie den richtigen Telefonkonferenz-Anbieter für Ihre Anforderungen finden. Um zu konkretisieren, welche Art Telko Sie brauchen, haben wir für Sie die wichtigsten Punkte in einer Checkliste zusammengefasst:
1. Check: Anzahl Teilnehmer der Telefonkonferenz
Wie viele Teilnehmer erwarten Sie für Ihre Telko?
Planen Sie einen großen Event-Call mit mehreren Hundert Teilnehmern? Dann sollten Sie einen Anbieter suchen, der auf große Event-Konferenzen spezialisiert ist.
Für bis zu 20 Teilnehmer reichen meist automatisierte Telefonkonferenzen aus. Achten Sie darauf, ob die Teilnehmer-Zahl für die Telefonkonferenz-Räume limitiert ist.
2. Check: Internationale Teilnehmer
Werden Anrufer aus dem Ausland an der Telefonkonferenz teilnehmen?
Es gibt viele Konferenz-Anbieter, die neben deutschen Einwahlnummern auch Nummern für Österreich, Schweiz und weitere Länder weltweit anbieten.
Natürlich kann man aus dem Ausland meist auch die deutsch Einwahlnummer anrufen. Doch die Kosten für diese Anrufe sind meist sehr hoch. Daher empfehlen sich bei internationalen Telefonkonferenzen sogenannte lokale Einwahlnummern aus den entsprechenden Ländern.
3. Check: Kosten für die Telefonkonferenz
Wer trägt die Kosten der Telefonkonferenz?
Bei Telefonkonferenzen gibt es unterschiedliche Kostenszenarien. Man unterscheidet zwischen den Kosten für den Organisator und den Kosten für die Teilnehmer.
Zahlt der Moderator die Kosten für alle Teilnehmer? Oder sollen die Teilnehmer ihren Anteil an der Telko selbst zahlen? Sollen sich die Teilnehmer ggf. komplett kostenlos (über eine 0800-Servicerufnummer) einwählen können?
4. Check: Häufigkeit der Telefonkonferenz
Wie oft nutzen Sie die Telefonkonferenz?
Es gibt Angebote, bei denen die Konferenzen die minutengenau abgerechnet werden. Wie in vielen Bereichen gibt es mittlerweile auch die Flatrate für Telkos, also konferieren zum Festpreis.
Wenn Sie regelmäßige Termine per Telefon abhalten, könnte eine Flatrate für Sie Sinn machen. Achten Sie darauf, dass Sie keine langen Vertragslaufzeiten haben (max. 1-3 Monate), um flexibel aus dem Vertrag aussteigen zu können.
5. Check: Nützliche Zusatzfunktionen
Wollen Sie Ihre Telefonkonferenz noch effizienter nutzen?
Es gibt Funktionen, die Sie bei der Durchführung Ihrer Telko sinnvoll unterstützen. (Diese Funktionen werden nicht von allen Konferenz-Dienstleistern angeboten.)
Webkonferenz
Zeigen Sie den Teilnehmern der Konferenz zum Beispiel eine PowerPoint-Präsentation oder teilen Sie mit ihnen andere Dokumente, die auf Ihrem Rechner liegen.
Teilnehmer-Steuerung
Sie könne per online Steuerung zum Beispiel alle Teilnehmer der Konferenz per Mausklick stummschalten. Einzelne Teilnehmer können nach einem virtuellen Handzeichen (Tastendruck per Telefon) wieder zum Sprechen freigeschaltet werden. Diese Funktion empfiehlt sich v.a. bei vielen Teilnehmern.
Aufzeichnungen
Nutzen Sie die Aufzeichnungsfunktion (Recording), um Ihre Telko zu archivieren.
6. Check: Service & Sicherheit
Nutzen Sie die Telefonkonferenz im geschäftlichen Umfeld?
Suchen Sie sich einen Konferenz-Dienstleister, der Ihnen eine hohe Sprachqualität für Ihre Telkos liefert und dessen Kundenservice bei Fragen oder Problemen über eine Kundenhotline erreichbar ist.
Professionelle Anbieter erkennen Sie an Sicherheits-Zertifizierungen, wie zum Beispiel vom TÜV oder anderen vergleichbaren Institutionen.
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