Der Videokonferenz- und Telepresence-Knigge

Der Videokonferenz- und Telepresence-Knigge: Wie man das Beste aus seinem Meeting herausholt

Verglichen mit weit verbreiteten Kommunikationstechnologien, wie Mobiltelefon, E-Mail und SMS, gibt es für Videokonferenzen bislang keine allgemein gültigen Verhaltensregeln. Ein paar Regeln wurden von Audiokonferenzen übernommen; so etwa, dass man seinen Gesprächspartner nicht unterbricht, dass man aufmerksam zuhört und dass man sein eigenes Mikrophon stummschaltet, solange man nicht das Wort hat.

Doch mit zunehmender Bedeutung der visuellen, on-demand Echtzeitkommunikation werden sich neue Standards für Videokonferenzen entwickeln und allgemein durchsetzen. Ungeachtet der Einflussnahme von Produktmanagern und Marketingleuten wird es letztlich vom kollektiven Empfinden der Nutzer abhängen, welche Standards sich etablieren werden. Solange bei Desktop-, Konferenzraum- und immersiven Systemen keine kritische Masse erreicht ist, lohnt es sich schon heute, gewisse Grundsätze zu beachten, damit Ihre Videokonferenzen für Sie und Ihre Kommunikationspartner zu einem positiven Erlebnis werden. Die wichtigsten Punkte finden Sie nachfolgend aufgelistet:

Setzen Sie sich ins rechte Bild

Nutzen Sie vor dem Anruf die „diesseitige“ Bild-in-Bild-Ansicht, um zu kontrollieren, wie Sie bei Ihrem Gegenüber auf dem Bildschirm erscheinen. Achten Sie darauf, dass Sie im Bild gut sichtbar sind, dass Ihre Umgebung gut ausgeleuchtet ist und dass der Hintergrund nicht ablenkt. Außerdem sollte Ihre Sichtlinie möglichst in einer Ebene mit Ihren Gesprächspartnern am anderen Ende verlaufen, also weder aufsteigend noch abfallend.

In immersiven Telepresence-Umgebungen werden fast alle diese Variablen bereits automatisch berücksichtigt. Sie brauchen also meistens nur noch auf Ihre Haltung zu achten. Befinden Sie sich im diesseitigen Raum mit mehreren Teilnehmern, dann achten Sie darauf, dass jeder im Bild gut sichtbar ist, ohne dass durch extremes Zoomen ein verzerrtes Bild entsteht.

„Ja, ich kann Sie jetzt hören“

Als nächstes sollten Sie die Lautstärke überprüfen, damit Ihre Stimme beim Aufbau der Verbindung zur Gegenseite oder zur Konferenz-Bridge deutlich hörbar ist und auch Sie Ihre Gegenseite gut hören können.

Möglicherweise haben die vorherigen Konferenzraumnutzer die Lautstärke für die Gegenseite angehoben oder abgesenkt oder sogar ihre eigene Seite stummgeschaltet. Die Einstellung auf eine mittlere oder etwas höhere Lautstärke ist im Allgemeinen für beide Seiten gut geeignet.

Aufmerksamkeit einfordern

Sobald Kamerawinkel und Eingangsfenster richtig eingestellt sind, sollten Sie sich konsequent auf die Konferenz konzentrieren. Wer ständig mit seinem Notebook beschäftigt ist, Telefonate führt oder mit jemandem außerhalb des Teilnehmerkreises spricht, verhält sich so wie jemand, der im öffentlichen Raum lauthals mobil telefoniert: Was einst üblich war, gilt heute als unhöflich. Videokonferenzen sind wesentlich persönlicher und interaktiver als Telefonate oder E-Mails. Hier kommt es besonders stark auf Aufmerksamkeit, Gestik und Mimik an.

Nachjustierungen vermeiden

Sobald die Videokonferenz begonnen hat, sollten Sie die Kamera möglichst wenig nachjustieren. Bestimmte Justierungen können aufgrund von Veränderungen in der Umgebung notwendig sein (z. B. wegen automatischer Ein-/Ausschaltung der Raumbeleuchtung, Veränderung der Geräuschkulisse oder erforderlicher Nahaufnahme einer Person während einer Präsentation). Unter dem Strich gilt aber, dass Korrekturen der Videoeinstellungen von der Gegenseite als unangenehm empfunden werden und den jeweiligen Sprecher aus dem Konzept bringen können.

Wenn Multipoint, dann Mikrophon stummschalten

Die Technologie in den Mikrophonen Ihres diesseitigen Videokonferenzsystems unterscheidet nicht zwischen maßgeblichen und unmaßgeblichen Geräuschen. Das System wird versuchen, vertrauliche Gespräche ebenso deutlich zu übertragen wie die eigentlichen Gesprächsthemen. In einer Multipoint-Konferenz mit drei oder mehr Teilnehmern ist es daher ratsam, das eigene Mikrophon stummzuschalten. Möchten Sie oder jemand anders aus Ihrer Runde das Wort ergreifen, klicken oder drücken Sie einfach auf die Mikrophontaste und schalten Sie das Mikrophon anschließend wieder stumm. Hinweis: Das eigene Mikrophon stummzuschalten ist besonders dann geboten, wenn Sie über Ihr Mobiltelefon zugeschaltet sind, da Funksignale besonders empfindlich auf statische Geräusche und Hintergrundgeräusche reagieren. Die übrigen Teilnehmer werden es Ihnen danken.

So als „sei man imselben Raum“

Wie bei allen Gesprächen von Angesicht zu Angesicht können Störgeräusche und Nebengespräche vom eigentlichen Konferenzthema ablenken. In einer virtuellen Gesprächsrunde kann dann leichter der Faden verloren gehen und die Konferenz könnte einen chaotischen Verlauf nehmen. Wegen der Unterteilung von Videokonferenzen in diesseitige und jenseitige Teilnehmer besteht die Gefahr, dass untergeordnete Themen die Oberhand gewinnen. Haben Sie zur Videokonferenz eingeladen, sollten Sie daher – ebenso wie in anderen Meetings – das Ziel, die Tagesordnung und mögliche Anlagen vorher austeilen, damit die Teilnehmer beim Thema bleiben. Sollten Sie zu einer Konferenz eingeladen werden, ohne dass eine Tagesordnung vorgelegt wurde, bitten Sie den Gastgeber zu Beginn darum, und schenken Sie ihm dann Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit.

Weitere Etikette, wie pünktliches Erscheinen (bei Videokonferenzen bedeutet das, dass Sie einige Minuten früher zugeschaltet sind, um Bild, Ton, Licht usw. zu prüfen), Gesprächspartner ausreden lassen, die Gesprächsreihenfolge einhalten, andere Teilnehmer begrüßen und zum Schluss der Konferenz um eine Zusammenfassung mit den nächsten Schritten bitten (sofern diese nicht bereitgestellt wird), sind Punkte, die Sie aus Ihren „realen“ Konferenzen kennen und sicherlich gerne übernehmen.