In der fortschrittlichen Zeit der Globalisierung stehen Firmen mit zahlreichen Zweigstellen und Kunden im Ausland in Verbindung. Somit müssen neue Projekte häufig sogar mit Geschäftspartnern aus anderen Kontinenten geplant werden. Um dabei die Qualität eines Gruppengespräches zu erreichen und dennoch auf hohe Reisekosten zu verzichten, entscheiden sich viele Firmen für eine netzwerkbasierte Telefonkonferenz.
Kostenlose Telefonkonferenzen im Internet
Das Internet bietet bei der virtuellen Gruppenkonferenz eine Vielzahl an Vorteilen. So können die Teilnehmer neben der Stimmübertragung mithilfe von Webcams auch zu einer Videokonferenz umschalten. Zusätzlich ergibt sich bei vielen Programmen die Möglichkeit, Datenpakete innerhalb von Sekunden an die Mitglieder zu verschicken oder in der Gruppe ein neues Projekt zu gestalten. Eine wichtige Funktion übernimmt hierbei auch die Bildschirmübertragung. So kann ein Projekt von einem Teilnehmer organisiert werden, während die restlichen Mitglieder die Arbeit auf ihren Bildschirmen mitverfolgen. Als ein weiterer Vorteil gilt, dass die meisten Programme im Internet kostenlos zur Verfügung stehen. Kostenlose Videokonferenzen werden beispielsweise auf der Plattform http://www.talkyoo.net/ angeboten.
Organisation und Moderation einer Gruppenkonferenz
Der Unternehmensberater Roland Arndt ist Experte in Sachen Telefonieren und kennt alle Fehler, die bei einer Telefonkonferenz vorkommen können. Sein wichtigster Rat ist, fünf Minuten vor der eigentlichen Konferenz eine sogenannte Aufwärmphase durchzuführen. Hier können sich Mitglieder in einem Small Talk kennenlernen und auf das eigentliche Projekt vorbereiten. Ferner sollte bei einer Telefonkonferenz ein Moderator festgelegt werden. Dieser leitet alle wichtigen Informationen ein und bittet um die Wortbeiträge der einzelnen Mitglieder. Dies gestaltet eine Konferenz lebendiger sowie stringenter und sorgt gleichzeitig für eine professionelle Gesprächsatmosphäre. Am Ende einer Konferenz fasst der Moderator schließlich die Ergebnisse der Sitzung zusammen und bietet einen Überblick über die weitere Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe. Dadurch können Missverständnisse unter den einzelnen Teilnehmern vermieden werden.
Höflichkeit und Toleranz
Bei einer Gruppenkonferenz gilt prinzipiell der Grundsatz, auf Schuldzuweisungen zu verzichten. Stattdessen sollte ein Projekt lösungsorientiert und konstruktiv gestaltet werden. Die eigentliche Kritik folgt anschließend im Zweiergespräch. Ferner spielt auch ein respektvoller und höflicher Umgang innerhalb der Gruppe eine wichtige Rolle. Die Teilnehmer sollten sich untereinander verstehen und bereit sein, auf Kompromisse auch zu ihrem eigenen Nachteil einzugehen.
Quelle: http://www.business-talks.de/2012/11/telefonkonferenzen-fuer-firmen-so-gehts-guenstig/