Videokonferenzen, Web- oder einfach nur Telefonkonferenzen?

Die technischen Möglichkeiten der Telefonkonferenzen und Videokonferenzen haben nicht nur in großen Unternehmen Einzug gehalten. Auch kleine und mittelständische Firmen profitieren von dieser Technik.

Nachdem die Vorteile beider Konferenztypen in Einklang gebracht wurden, sollen die Unterschiede einmal näher beleuchtet werden. Denn nicht in allen Belangen ist die Videokonferenz durch die bildhafte Übertragung im Vorteil.

Gemeinsamkeiten von Videokonferenzen und Telefonkonferenzen

Viele Vorzüge einen beide Konferenztypen. Nachfolgende Zusammenfassung bringt das Wichtigste auf den Punkt:

• Schonung der Umwelt durch Verringerung der Geschäftsreisen
• Kontaktherstellung über große Entfernung
• Sehr viele Personen können an den Konferenzen teilnehmen
• Nur einmalige Anschaffungskosten und keine Fahrkosten mehr
• Zeitersparnis, da das Unternehmen nicht verlassen werden muss
• Flexibilität bei der Durchführung

Unterschiede zwischen Telefonkonferenzen und Videokonferenzen

Bei der Videokonferenz wird das Gespräch zusätzlich mit einem Bild versehen. Dieser Unterschied ist sehr offensichtlich. Aber tatsächlich ist die Videokonferenz deshalb nicht grundsätzlich vorzuziehen. Nachfolgend werden Differenzen aufgeführt, die durchaus Einfluss auf die Wahl der Konferenz haben können.

Blickkontakt vs. Gruppengröße

In einer Videokonferenz ist der Blickkontakt als großer Vorteil zu werten. Es personalisiert das Gespräch. Aber in einer Konferenz mit 100 oder mehr Teilnehmern ist die bildhafte Übertragung eher hinderlich. Entweder müsste das Equipment so eingerichtet werden, dass es immer auf den Sprechenden zeigt oder die Personen werden in einer Entfernung auf Bild gebannt, die den persönlichen Effekt negiert. Wer seinen Gesprächspartner in der Masse erst suchen muss, der ist eher abgelenkt.

Praktischer Nutzen vs. Produktivität

Eine Videokonferenz ist in vielerlei Hinsicht praktisch. Sie bietet aber auch einen größeren Anlass zur Ablenkung. Bei einer Telefonkonferenz könnte nebenbei etwas geschrieben werden. Dies würde bei einer Videokonferenz als unhöflich betrachtet werden. In einem Gespräch von Person zu Person wird erwartet, dass der Blickkontakt aufrecht erhalten bleibt. Grundsätzlich bietet die Telefonkonferenz mehr Freiheiten, weil die Gesprächspartner nicht unter Beobachtung stehen.

Planung vs. Spontanität

Bei der Telefonkonferenz wird weniger Equipment benötigt. Je nach Größe reicht schon ein gewöhnliches Telefon zur Durchführung aus. Bei der Videokonferenz sind die Anschaffungskosten und der Aufwand zur Einrichtung größer. Dies spricht für eine flexiblere Durchführung bei der Telefonkonferenz. Bei der Videokonferenz geht die Spontanität verloren. Wenn das Equipment erst vorhanden ist und Übung in der Durchführung besteht, wird auch die Videokonferenz spontaner durchzuführen sein.

Entertainment vs. Konzentration

Ein Video fällt in vielen Bereichen in die Kategorie Unterhaltung. Natürlich handelt es sich bei der Durchführung einer Konferenz um Arbeitszeit. Entsprechend muss konzentriert vorgegangen werden. Die Telefonkonferenz bietet jedoch weniger Ablenkungen. Dass der Gegenüber nicht gesehen wird ist hier von Vorteil. Die Konzentration gilt vollständig dem Gespräch und nicht dem Bild oder den Geschehnissen im Hintergrund.

Standortgebundenheit vs. Mobile Nutzung

Das benötigte Equipment bei einer Videokonferenz ist umfassender. An einer Telefonkonferenz kann auch von Unterwegs über das Handy teilgenommen werden. Natürlich sind die technischen Errungenschaften inzwischen auf einem Level angekommen, wo auch die Videokonferenz von überall auf der Welt in Betracht gezogen werden kann. Dafür wird aber zumindest ein Laptop, ein Tablet oder ein videofähiges Smartphone benötigt. Eine stabile Internetanbindung vorausgesetzt steht der Videokonferenz nichts im Weg. Aber ob diese so stabil verläuft wie von zwei festen Standorten aus?

Fazit

Natürlich gibt es viele Argumente, die gegen die Videokonferenz zu sprechen scheinen. Sie hat aber auch unbestreitbar seine Vorzüge. Beispielsweise können die Reaktionen des Gegenübers oder des gesamten Raumes bei einem Video besser eingeschätzt werden. In diesem Artikel ging es jedoch darum, dass eine Videokonferenz nicht unbedingt notwendig ist. Für viele Bereiche ist die Telefonkonferenz besser geeignet und sollte daher vorgezogen werden.

Wer eine Konferenzlösung in seinem Unternehmen etablieren möchte, der sollte sich zunächst fragen, was erreicht werden soll. Die Ziele müssen dann mit der Video- oder Telefonkonferenz in Einklang gebracht werden.