Virtuelle Konferenzen – Was ist das und wie funktioniert es?
Virtuelle Konferenzen sind Konferenzen, die virtuell, also nicht physikalisch, stattfinden. Während die Teilnehmer einer physikalischen Konferenz alle am selben Ort sind, können die Teilnehmer einer virtuellen Konferenz auf dem ganzen Erdball verstreut sein.
Die Vielfalt virtueller Konferenzen
Es gibt die virtuelle Konferenz per Telefon, über das Internet (Webkonferenz) oder als Videokonferenz.
Für die virtuelle Konferenz gibt es - na klar - einen virtuellen Konferenzraum. Dieser virtuelle Konferenzraum ist je nach Anforderungen an die Konferenz (und der gewählten Technik) eine:
Achtung! Die Bereiche der Web- und Videokonferenz überschneiden sich immer mehr durch die Weiterentwicklung der Webtechnologien. Es gibt mittlerweile viele Webkonferenz-Tools, die auch Videobilder übertragen. Daher meinen die viele Leute mit einer Webkonferenz meist eine Videokonferenz.
Mehr Informationen zu den einzelnen Konferenzarten erhalten Sie hier: Telefonkonferenz, Webkonferenz, Videokonferenz
Das virtuelle Meeting
Eine virtuelle Konferenz bezeichnet man auch als virtuelles Meeting. Es gibt keine verbindliche Teilnehmerzahl für ein virtuelles Meeting. Genaugenommen befinden sich bereits zwei Leute am Telefon in einem virtuellen Meeting.
Ein virtuelles Meeting ist nicht mit einem visuellen Meeting zu verwechseln. Ein „visuelles Meeting“ meint ein Meeting, bei dem visuelle Inhalte übermittelt werden können und/oder die Teilnehmer sich sogar sehen können. Das ist zwar oft auch bei virtuellen Meetings der Fall – aber nicht Voraussetzung.
So funktioniert’s
Mit der Einladung zur Konferenz erhalten die Teilnehmer die Zugangsdaten für den virtuellen Konferenzraum: zum Beispiel eine Einwahlnummer (Telefonnummer) und einen Konferenz-Code, bzw. einen Internet-Link zum Webkonferenz-Raum.
Vor dem Konferenzbeginn begeben sich alle Teilnehmer in den Konferenzraum. Dann kann es losgehen.
Eine Besonderheit von virtuellen Konferenzen sind die virtuellen Events, sogenannte Event-Konferenzen. Dazu finden Sie weitere Informationen in unserem Blog-Beitrag Event-Konferenz.
Die Vorteile von virtuellen Konferenzen
Die Vorteile virtueller Konferenzen entsprechen den Vorteilen zeitgemäßer Kommunikationsmittel:
1. Räumliche & zeitliche Flexibilität
- Ein virtuelles Meeting kann jederzeit und überall stattfinden.
- Die Organisation ist nicht an physikalische Konferenzräume gebunden.
- Kurzfristige Organisation von ad hoc Konferenzen möglich.
2. Beliebige Teilnehmerzahl
- Durch die Skalierbarkeit der Technik können bis mehrere Tausend Teilnehmer erreicht werden
- Die Teilnahme an einer Konferenz erfordert keine spezielle Technik (außer bei Videokonferenzen/Telepräsenz)
3. Einsparen von Ressourcen
- Einsparen von Geld durch den Wegfall von Anreisekosten/Übernachtungen.
- Einsparen von Zeit durch den Wegfall von Anreisezeiten.
- Schonen der Umwelt durch Einsparen von CO2-Ausstoß.
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